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Mi sistema GTD: revisar o reflexionar


Ya hemos llegado al cuarto paso de la metodología, «Revisar o Reflexionar». Como resultado de los tres pasos anteriores: capturar o recopilar, procesar o aclarar y organizar, tienes tu sistema montado. Ahora toca usarlo y para ello, uno de los hábitos a desarrollar es el de revisar tus listas antes de ponerte a hacer. Además, como consecuencia de que diariamente sólo revisas una parte del sistema, este empezará a perder fiabilidad y necesitará una puesta a punto semanal.

A pesar de que David Allen lo describa como un único paso, en realidad, son dos hábitos con propósitos diferentes. Por un lado, el de revisar sistemáticamente parte de tus categorías organizativas para decidir qué hacer y por el otro, el de revisar semanalmente todo tu sistema para seguir confiando en él.

Técnicamente existe otro tipo de revisión, la de los niveles de perspectiva. De momento, hasta que no escriba sobre esta parte de la metodología , prefiero no incluirla y una vez considerada, volveré sobre este post.

Un poco de teoría…

La «Revisión diaria»

La revisión diaria se realiza todos los días, varias veces al día y el propósito es decidir qué hacer de entre los compromisos que tienes organizados en el calendario y en las listas de próximas acciones por contextos.

Las categorías organizativas que se revisan son el calendario y los contextos en los que te encuentres. Por ejemplo, si estás en la oficina del trabajo no tiene sentido revisar el contexto casa o recados. Se entiende la idea ¿verdad?

La «Revisión semanal»

La revisión semanal se realiza todas las semanas y el propósito es poner a punto tu sistema para que siga siendo fiable.

Lo primero es recopilar todas las cosas que hayan podido quedar fuera de las bandejas de entrada. Posteriormente, se procesan y organizan y finalmente, lo que procede es revisar todas las categorías organizativas que integran tu sistema y que vimos en el post anterior de la serie.

¿Cómo lo tengo montado?

Revisión diaria

A primera hora, reviso el calendario en donde están organizados todos los compromisos que sólo puedo hacer este día. También obtengo información de los huecos disponibles para trabajar según los contextos en los que me encuentre.

A continuación y varias veces a lo largo del día, reviso la lista del contexto en el que me encuentro  y…manos a la obra. Entre medias, varias sesiones de procesar y organizar algunas de mis bandejas de entrada como las del correo electrónico o el cuaderno que utilizo para salir a la planta de producción.

Revisión semanal

Actualmente, la revisión semanal la realizo todos los lunes a última hora de la mañana. Invierto alrededor de dos horas y las sensaciones que me quedan son de las más agradable de la semana: control máximo, confianza total, flexibilidad para tomar decisiones sobre qué hacer y qué no, equilibrio por saber que todos mis proyectos van avanzando…Razones más que suficientes para que merezca la pena bloquear dos horas a la semana e invertirlas para engrasar tu sistema y poner a punto tus listas.

Como herramienta de apoyo utilizo un check list en el que tengo detalladas todas las listas que reviso. Si te interesa, puedes descargarlo desde  este enlace.

¿Te animas a montártelo?

Para empezar, te animo a que pienses unos minutos en cómo adaptar las revisiones en tu día a día. Documenta tus rutinas de revisión, prepárate un check-list y a por ello.

Algunas ideas que me fueron útiles son:

  • Para la revisión diaria, en lugar de abrir el correo electrónico en cuanto me sentaba frente al ordenador por la mañana, me propuse revisar el calendario. Si en la siguiente hora tenía hueco, la invertía en hacer algunas de las próximas acciones organizadas en los contextos oficina u ordenador. Sólo pasada esta hora, me daba permiso para procesar y organizar las cosas recopiladas en la bandeja de entrada del correo electrónico.
  • Para la revisión semanal, lo que hice fue definir el día de la semana, hora y lugar. También me hice un chek-list como el que he comentado antes y llegado el día, a revisar.

Varias lecturas para profundizar

La triple función de la revisión en GTD

En Óptima Infinito, completísimo post de José Miguel Bolívar en donde comparte los tres propósitos de las revisiones en GTD: 1. Para decidir qué hacer. 2. Para mantener la fiabilidad del sistema. 3. Para ganar perspectiva.

Fundamentos GTD: Revisar

En Facile Things, Francisco José Saéz sintetiza con buen criterio qué significa revisar en GTD y qué es necesario revisar.

Introducción a GTD 09. La pista de aterrizaje. REVISAR

En Cambiando Creencias, Antonio José Masiá en su serie «Introducción a GTD» tiene un post específico que trata sobre el concepto «Revisar». Te recomiendo su lectura por su claridad y coherencia con respecto a lo escrito por David Allen en sus libros.


Durante la revisión diaria analizas tus compromisos que sólo puedes hacer ese día y en los huecos que deja el calendario, revisas tus próximas acciones organizadas por contextos para pasar al quinto paso de la metodología: «hacer». Pura ejecución al más puro estilo de cadena de montaje. Como diría el José Miguel Bolívar: «El contexto es al trabajo del conocimiento lo que la especialización de tareas a la cadena de montaje».

Por otro lado, durante la revisión semanal, vacías todas tus bandejas, tus lugares en donde vas acumulando cosas, analizas tus compromisos para las próximas semanas, cómo avanzan tus frentes abiertos, pones al día tus listas…¿Hay algo que te aporte más control y tranquilidad que saber que tienes procesados y organizados todos tus compromisos, ideas para el futuro o informaciones que te pueden ser útiles?

Muchas gracias por pasarte por el blog, si te ha gustado te agradecería que lo compartieras en las redes sociales y hasta la próxima. La siguiente parada: Hacer.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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4 Respuesta

  • Daniel Perezagua en 20 febrero, 2018, 21:32:54

    Hola muy buenas, tengo una duda sobre el sistema de gtd en excel, yo me estoy haciendo uno propio adaptandolo a mi manera y quiero hacerme un panel de control, para ver como voy avanzando en objetivos y etc, pero en la revision semanal las cosas que esten hechas se tendran que borrar, entonces los datos en esos paneles se borraran, lo tienes de alguna manera para que no se borren o directamente los dejas aunque esten completos las acciones. Muchas gracias y un saludo

    Responder aDaniel
    • Jesús Serrano Ducar en 21 febrero, 2018, 08:18:24

      Hola Daniel,
      Durante la revisión semanal, lo que hacemos es poner a punto nuestro sistema, lo cual, no necesariamente implica borrar los elementos que estén finalizados. El propósito de esta revisiónes es que la información sea fiable y para ello, deberá de estar actualizada y ser completa. Cómo lo consiguas, depende de las posibilidades que te ofrezca la herramienta, y de tus preferencias personales.
      En mi caso, las acciones siguientes o proyectos completados, en lugar de borrarlos, los marco como completados (bien durnate la revisión semanal, o bien cuando los hago), manteniéndolos en la base de datos. De esta forma, al programar el panel de control, sí que dispongo de la información de elementos abiertos y cerrados. Para ello, utilizo una columna en donde defino si el elemento está completado o no: sí / no.
      Espero haberte aclarado la duda y si no, «dispara» y seguimos hablando 🙂

      Responder aJesús
      • Daniel Perezagua en 25 febrero, 2018, 11:39:46

        Muchas gracias por haberte tomado tu tiempo y haberme aclarado la pregunta, pensaba que había que borrar lo completado, pero después de tu explicación no hace tanta falta como creía, muchas gracias y un saludo.

        Responder aDaniel

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