http://enfoquecarnot.com/wp-content/uploads/2015/08/LEYENDO-TABLET-PLAYA-REVISAR-960x600_c.jpg

Mi sistema GTD: revisar o reflexionar


Ya hemos llegado al cuarto paso de la metodología, «Revisar o Reflexionar». Como resultado de los tres pasos anteriores: capturar o recopilar, procesar o aclarar y organizar, tienes tu sistema montado. Ahora toca usarlo y para ello, uno de los hábitos a desarrollar es el de revisar tus listas antes de ponerte a hacer. Además, como consecuencia de que diariamente sólo revisas una parte del sistema, este empezará a perder fiabilidad y necesitará una puesta a punto semanal.

A pesar de que David Allen lo describa como un único paso, en realidad, son dos hábitos con propósitos diferentes. Por un lado, el de revisar sistemáticamente parte de tus categorías organizativas para decidir qué hacer y por el otro, el de revisar semanalmente todo tu sistema para seguir confiando en él.

Técnicamente existe otro tipo de revisión, la de los niveles de perspectiva. De momento, hasta que no escriba sobre esta parte de la metodología , prefiero no incluirla y una vez considerada, volveré sobre este post.

Un poco de teoría…

La «Revisión diaria»

La revisión diaria se realiza todos los días, varias veces al día y el propósito es decidir qué hacer de entre los compromisos que tienes organizados en el calendario y en las listas de próximas acciones por contextos.

Las categorías organizativas que se revisan son el calendario y los contextos en los que te encuentres. Por ejemplo, si estás en la oficina del trabajo no tiene sentido revisar el contexto casa o recados. Se entiende la idea ¿verdad?

La «Revisión semanal»

La revisión semanal se realiza todas las semanas y el propósito es poner a punto tu sistema para que siga siendo fiable.

Lo primero es recopilar todas las cosas que hayan podido quedar fuera de las bandejas de entrada. Posteriormente, se procesan y organizan y finalmente, lo que procede es revisar todas las categorías organizativas que integran tu sistema y que vimos en el post anterior de la serie.

¿Cómo lo tengo montado?

Revisión diaria

A primera hora, reviso el calendario en donde están organizados todos los compromisos que sólo puedo hacer este día. También obtengo información de los huecos disponibles para trabajar según los contextos en los que me encuentre.

A continuación y varias veces a lo largo del día, reviso la lista del contexto en el que me encuentro  y…manos a la obra. Entre medias, varias sesiones de procesar y organizar algunas de mis bandejas de entrada como las del correo electrónico o el cuaderno que utilizo para salir a la planta de producción.

Revisión semanal

Actualmente, la revisión semanal la realizo todos los lunes a última hora de la mañana. Invierto alrededor de dos horas y las sensaciones que me quedan son de las más agradable de la semana: control máximo, confianza total, flexibilidad para tomar decisiones sobre qué hacer y qué no, equilibrio por saber que todos mis proyectos van avanzando…Razones más que suficientes para que merezca la pena bloquear dos horas a la semana e invertirlas para engrasar tu sistema y poner a punto tus listas.

Como herramienta de apoyo utilizo un check list en el que tengo detalladas todas las listas que reviso. Si te interesa, puedes descargarlo desde  este enlace.

¿Te animas a montártelo?

Para empezar, te animo a que pienses unos minutos en cómo adaptar las revisiones en tu día a día. Documenta tus rutinas de revisión, prepárate un check-list y a por ello.

Algunas ideas que me fueron útiles son:

  • Para la revisión diaria, en lugar de abrir el correo electrónico en cuanto me sentaba frente al ordenador por la mañana, me propuse revisar el calendario. Si en la siguiente hora tenía hueco, la invertía en hacer algunas de las próximas acciones organizadas en los contextos oficina u ordenador. Sólo pasada esta hora, me daba permiso para procesar y organizar las cosas recopiladas en la bandeja de entrada del correo electrónico.
  • Para la revisión semanal, lo que hice fue definir el día de la semana, hora y lugar. También me hice un chek-list como el que he comentado antes y llegado el día, a revisar.

Varias lecturas para profundizar

La triple función de la revisión en GTD

En Óptima Infinito, completísimo post de José Miguel Bolívar en donde comparte los tres propósitos de las revisiones en GTD: 1. Para decidir qué hacer. 2. Para mantener la fiabilidad del sistema. 3. Para ganar perspectiva.

Fundamentos GTD: Revisar

En Facile Things, Francisco José Saéz sintetiza con buen criterio qué significa revisar en GTD y qué es necesario revisar.

Introducción a GTD 09. La pista de aterrizaje. REVISAR

En Cambiando Creencias, Antonio José Masiá en su serie «Introducción a GTD» tiene un post específico que trata sobre el concepto «Revisar». Te recomiendo su lectura por su claridad y coherencia con respecto a lo escrito por David Allen en sus libros.


Durante la revisión diaria analizas tus compromisos que sólo puedes hacer ese día y en los huecos que deja el calendario, revisas tus próximas acciones organizadas por contextos para pasar al quinto paso de la metodología: «hacer». Pura ejecución al más puro estilo de cadena de montaje. Como diría el José Miguel Bolívar: «El contexto es al trabajo del conocimiento lo que la especialización de tareas a la cadena de montaje».

Por otro lado, durante la revisión semanal, vacías todas tus bandejas, tus lugares en donde vas acumulando cosas, analizas tus compromisos para las próximas semanas, cómo avanzan tus frentes abiertos, pones al día tus listas…¿Hay algo que te aporte más control y tranquilidad que saber que tienes procesados y organizados todos tus compromisos, ideas para el futuro o informaciones que te pueden ser útiles?

Muchas gracias por pasarte por el blog, si te ha gustado te agradecería que lo compartieras en las redes sociales y hasta la próxima. La siguiente parada: Hacer.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

Una respuesta

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies