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Mi sistema GTD: organizar


Como resultado de la fase de procesar o aclarar tus cosas, las habrás transformado y tomado decisiones al respecto y llegarás al punto en el que te preguntarás: ¿Y ahora qué hago con esto? ¿Dónde pongo el recordatorio para tener el asunto bajo control?

David Allen propone que las organicemos en lugares específicos según su naturaleza, el paso 3 de la metodología. Como comentaba en el post anterior, los pasos 2 y 3 se realizan consecutivamente. Después de procesar una cosa, la organizas y continúas procesando la siguiente hasta vaciar la bandeja.

En el post de hoy, voy a escribir sobre qué es organizar, cómo lo aplico en mí día a día, algunos ejemplos y para los que queráis profundizar, varias lecturas interesantes.

Un poco de teoría…

El concepto «organizar»

Organizar es colocar tus cosas procesadas o aclaradas en listas específicas, según su significado y naturaleza.

Las categorías organizativas

Las categorías organizativas son listas o contenedores que sirven para gestionar de manera organizada cada cosa procesada de tus bandejas de entrada.

A partir de ahora me referiré a lista o contenedor para hacer referencia al conjunto de recordatorios de asuntos o informaciones procesadas y organizadas que comparten naturaleza y significado.

Por un lado, para organizar las cosas procesadas que no requieren acción tenemos:

  • Papelera, para organizar las cosas que has decidido eliminar.
  • Archivo, para organizar la información que has decidido archivar.
  • Incubadora para organizar ideas o posibilidades que de momento no requieren acción pero puede que en un futuro sí. Para ello, existe la lista « Algún día / Tal vez». Como complemento, en OPTIMA 3, la metodología de efectividad personal que usamos en OPTIMA LAB, empleamos la lista « Esta semana no» en dónde organizamos las ideas o posibilidades que quiero revisar todas las semanas.

Por otro lado, para organizar las cosas procesadas que sí requieren acción tenemos:

  • Lista de proyectos, para organizar los resultados que quieres conseguir y requieren más de una acción para darlos por cerrados.
  • Lista a la espera, para organizar las próximas acciones que estás esperando que otra persona haga.
  • Calendario o agenda, para organizar tus compromisos que sólo puedes hacer en una fecha concreta (citas, reuniones) o antes de una fecha (fechas límite).
  • Archivo de seguimiento, para organizar los compromisos que todavía no puedes empezar. Sólo los puedes hacer a partir de una fecha futura.
  • Listas de próximas acciones organizadas por contextos, para dividir en listas «usables» tus compromisos sin fecha. El criterio para llevar a cabo esta separación es el resultado de responder a la pregunta ¿Qué necesito?
    • Podras necesitar estar en un lugar concreto (oficina, supermercado, planta de producción…) o unas circunstancias determinadas.
    • Podrás necesitar tener a mano alguna herramienta (teléfono, ordenador, internet…=
    • O podrás necesitar estar con una persona determinada (tu pareja, tus hijos, tu jefe, tu colaborador, un compañero con el que trabajas frecuentemente…)

¿Cómo lo tengo montado?

Cuando termino de procesar, ya he tomado decisiones y dotado de significado a las cosas que tengo entre manos. Consecuentemente, también he acotado las opciones que tengo para organizarlo.

Con carácter general, en la herramienta Excel, la información que siempre acompaña a los proyectos, acciones, ideas o posibilidades que organizo es: la fecha de inicio, si tiene o no fecha límite y también indico que no está completada. La columna «¿Activa?» es una fórmula que en función del resto de información asociada se obtienen dos posibles resultados: Sí o No.

Herramienta GTD - Organziar - Información de caracter general

Categorías organizativas cuando «No requieren acción»

Para las cosas que he decidido eliminar utilizo la papelera. Algo muy simple que ya estas utilizando.

Para las cosas que he decidido archivar tengo varios archivos, valga la redundancia, según la naturaleza de la documentación: DropBox, Copy, disco duro local son algunos de ellos. No me voy a extender demasiado porque daría al menos para otra serie pero sí voy a compartir algunas claves que me han sido útiles a la hora diseñar y utilizar mis archivos:

  1. Definir un código para nominar los documentos con sentido, coherencia y homogeneidad.
  2. Reducir el número de subcarpetas anidadas.
  3. Usar la función «Buscar» del explorador de documentos que utilices. Si has nominado de manera adecuada los documentos, te aseguro que el ordenador es mucho más rápido que tú recordando el lugar en el que archivaste algo.

Para las cosas que he decidido incubar, utilizo dos listas.

  1. La lista «Esta semana no», en donde incubo las ideas o posibilidades que esta semana no voy a hacer pero que la siguiente, cuando haga la revisión semanal, ya veré. Esta lista es un complemento a la lista «Algún día / tal vez» y forma parte de la metodología OPTIMA 3.
  2. La lista «Algún día / Tal vez», en donde incubo las ideas o posibilidades que no necesito revisar todas las semanas.

En la herramienta Excel, si como resultado de procesar algo he decidido incubarlo, para organizarlo me basta con completar la información general Fecha de inicio y Completada (No).

Herramienta GTD - Organziar - Incubadora

Para obtener las dos listas que integran mi incubadora basta con filtrar por tipo de compromiso («Algún día / Tal vez» o «Esta semana no») y no completada.

Categorías organizativas cuando «Sí requieren acción»

En la herramienta Excel, una vez he procesado una cosa que sí requiere acción, habré indicado que el tipo de compromiso es «Comprometida». Si procede habré definido el proyecto, y necesariamente, habré detallado la próxima acción, la que ya puede hacer. El resultado será el de la siguiente imagen:

Herramienta GTD - Organziar - Resultado de procesar

Para organizarla, completaré la información general. Recuerda: fecha inicio, fecha límite y completada (no) y optaré por utilizar alguna de las siguientes opciones:

«Lista de proyectos»

En la herramienta Excel, para obtener la «Lista de proyectos» utilizo una tabla dinámica. Selecciono el campo «Proyecto» como etiquetas de la fila y filtro por «Tipo de compromiso»: «Comprometida» y «¿Activa?»: «Sí». El resultado es el siguiente:

Herramienta GTD - Organziar - Lista de proyectos

«Lista a la espera»

Para organizar las cosas que he decidido delegar utilizo la «Lista a la espera». En la herramienta Excel, dentro de la hoja Entrada Sistema y en la columna contexto, selecciono «A la espera» y en «Contacto» identifico la persona de la que estoy esperando algo.

Con el fin de mejorar la eficiencia en el uso de esta lista y tras interesantes conversaciones con mis colegas artesanos de OPTIMA LAB, he añadido otra columna que es «Frecuencia de revisión»: «Diaria» o «Semanal».

Para generar la «Lista a la espera», aplico los siguientes filtros: «Tipo de compromiso»: «Comprometida»,  «Contexto»: «A la espera» y « ¿Activa?»: «Sí». Comparto una imagen en donde puedes observar el aspecto que tiene:

Herramienta GTD - Organziar - Lista a la espera

Con las acciones que he decidido «Hacer» porque tardo menos de dos minutos, evidentemente, no las organizo en mi sistema. Ya están hechas.

Y las acciones que decido «Aplazar» las organizo en las listas de próximas acciones organizadas por contextos, en el «Calendario» o en el «Archivo de seguimiento».

«Lista de próximas acciones organizadas por contextos»

En la herramienta Excel, las próximas acciones aplazadas que no tiene fecha objetiva las organizo seleccionando del menú desplegable de la columna «Contexto» el adecuado respondiendo a la pregunta «¿Qué necesito para hacerla?».

Adicionalmente, si he elegido @Oficina, @Ordenador o @Teléfono añado los pseudo-contextos «Tiempo» (Mucho o Poco) y «Energía» (Mucha o Poca).

Herramienta GTD - Organziar - Contextos

Para obtener la lista de próximas acciones organizados en un contexto basta con aplicar los filtros «¿Activa?»: «Sí» y elegir el contexto que quieras. En la imagen siguiente comparto mi lista de próximas acciones organizadas en el contexto «@Reunión».

Herramienta GTD - Organziar - Contexto Reunión

Aunque el tema de los contextos es muy personal, por si te sirve de referencia,  los contextos en los que yo trabajo son:

  • Personas: @María, la “jefa” de la casa. @Andrés, el compañero con el que más colaboro y @Juanmi, el director de la planta.
  • Lugares o circunstancias: @Planta, @De compras, @Casa, @Oficina central, @Reunión. En éste último caso, complemento la definición de la próxima acción con una etiqueta que identifique con quién tengo la reunión. Por ejemplo, si es una reunión en EDP o de OPTIMA LAB o con el cliente X, lo añado a la descripción.
  • Herramientas: @Ordenador, @Teléfono y Tablet.

«Calendario»

En el «Calendario» organizo las acciones con fecha objetiva que sólo puedo realizar en esa fecha concreta: citas, reuniones, recordatorios para felicitar los cumpleaños…

Las acciones con fecha límite las organizo en la herramienta en Excel indicando en la columna «¿Fecha límite?»: «Sí» y añadiendo a la descripción de la acción asociada la fecha límite. El resto de información generada durante la fase de organizar es equivalente a la del resto de acciones que no tienen fecha objetiva.

«Archivo de seguimiento»

El «Archivo de seguimiento» utilizado para las acciones con fecha objetiva que no puedo empezar hasta que llegue esa fecha (compra de entradas para un concierto, entregar la declaración de la renta…) las organizo en la herramienta Excel. Lo que hago es indicar en la columna «Fecha de inicio» el día a partir del cual ya las puedo empezar y en el sistema sólo aparecerá activa cuando llegue la fecha.

De esta forma, la lista «Archivo de seguimiento» queda integrada junto con el resto del sistema y sólo aparecen activas las acciones incluidas en esta lista cuando haya llegado la fecha a partir de la cual puedo hacer algo.

Herramienta GTD - Organziar - Archivo de seguimiento

Ejemplos prácticos

A continuación te puedes descargar varios ejemplos reales de cómo aplico este procedimiento en mi día a día a día.

  • Ejemplo 1: cómo organizo un asunto delegado asociado a la puesta en marcha de un nuevo servicio que acabamos de contratar.
  • Ejemplo 2: cómo organizo un asunto incubado asociado a una propuesta de revisión de un documento por parte de un compañero
  • Ejemplo 3: cómo organizo un asunto aplazado asociado a una solicitud de información que necesita una compañera para proceder a comprar un producto que necesitamos disponer de él lo antes posible.

Si echas en falta alguna situación o te gustaría que mostrara algún ejemplo concreto, pregúntame en los comentarios y amplío la bitácora.

¿Te animas a definir y poner en práctica tu procedimiento para organizar tus cosas procesadas?

Para ello, te invito a:

  1. Definir tus contextos. Ya sabes, personas, herramientas y lugares o circunstancias.
  2. Definir las personas en las que sueles delegar (compañeros, familiares, amigos, tu jefe, las personas que más colaboran contigo en la empresa, algún cliente o proveedor…)
  3. Montarte un sistema de listas que incluya todas las que he comentado a lo largo del post: Esta semana no, Algún día / Tal vez, Lista de proyectos, Lista a la espera, Calendario, Archivo de Seguimiento y Listas de próximas acciones, tantas como contextos hayas identificado. Si te animas a montarlas en Excel, te dejo el siguiente enlace a Optima Infinito, el blog de José Miguel Bolívar, en donde te la puedes descargar.

Una vez definidos tus contextos, las personas en las que puedes delegar y tengas tu sistema de listas montado, te animo a que elijas los últimos 10 correos electrónicos recibidos y apliques el procedimiento de procesar que trabajamos en el post anterior y lo complementes con el de organizar que acabas de definir.

Al principio pueden parecer demasiadas listas pero con el tiempo, cuando hayas adquirido el hábito, sentirás que la mecánica es sencilla y como dice el refrán, tendrás «cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa».

Varias lecturas para profundizar

Categorías organizativas en GTD: Acciones Prioritarias

José Miguel Bolívar presenta una de las mayores aportaciones de GTD para el trabajador del conocimiento: El concepto contexto con los matices e interpretaciones habituales.

GTD básico: La agenda

Francisco Sáez comparte cómo se utiliza la agenda de forma efectiva  y los problemas de utilizarla como lo suele hacer la mayoría de las personas.

¿Por qué es ineficiente usar una (única) lista de tareas?

Si ya apuntas gran parte de las cosas que tienes que hacer pero lo haces en una sola lista, te pude ser inspirador este post de David Sánchez. Varias razones para empezar a organizar tu trabajo y decir adiós al «Tótum Revólutum» que presenta la lista única.

Introducción a GTD 08. La pista de aterrizaje. ORGANIZAR

Antonio José Masiá sintetiza con rigor y claridad cuál es el conjunto de listas o contenedores que debe tener tu sistema GTD para tener organizadas todas tus cosas procesadas.


Te estoy leyendo el pensamiento: «Sí, sí. Esto está muy bien pero veo demasiadas listas. ¿Realmente son necesarias tantas?».

Tranquilo, tu pensamiento es habitual y en mayor o menor medida, a muchos de los usuarios de GTD que conozco les pasó algo similar por la cabeza cuando tuvieron los primeros contactos con la metodología.

Si tu situación diaria es compleja, cambiante, con continuas entradas de trabajo, cambios de prioridades, de urgencias y de importancias. Con demasiados correos electrónicos todos los días y un exceso de compromisos que atender, ¿no crees que reducir el número de listas puede ser demasiado pretencioso para conseguir tener TODOS tus asuntos controlados?

Ya lo dijo Albert Einstein hace unos años: «Todo hay que reducirlo a su máxima simplicidad, pero no más de eso».

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta el próximo capítulo de la serie: «Revisar».

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

4 Respuesta

  • Samuel Casanova en 14 Agosto, 2015, 13:31:21

    Lo primero Jesús, enhorabuena por la serie de artículos, como siempre super claros y prácticos. Me surge alguna que otra duda de esta implementación, como por ejemplo si tienes algún formulario para ayudarte a informar todos esos campos para cada acción, y si se puede tener una visión clara de calendario con todos esos campos de fecha en un Excel, tipo el calendario de Outlook, y si no se puede como conseguir aclararse en las revisiones. Un saludo.

    Responder aSamuel
    • Jesús Serrano Ducar en 15 Agosto, 2015, 22:20:16

      Hola Samuel, muchas gracias por pasarte por el blog y dejar un comentario.
      La verdad es que no uso ningún formulario, lo tengo todo interiorizado y he adquirido el hábito de organizar de una determinada manera. No obstante, me gusta la idea, sobre todo al principio, hasta que te familiarizas con la herramienta y la metodología.
      Para el tema de las fechas que comentas utilizo:
      1. Acciones a realizar en una fecha y/o hora concreta: Google Calenadar + Outlook Calendar.
      2. Acciones a realizar antes de una fecha: lista de acciones comprometidas organizadas por contexto etiquetadas con que “sí” tienen fecha límite. Además, en la descripción de la acción añado la fecha límite.
      3. Acciones que tienen fecha pero que todavía no puede empezar: lista de acciones comprometidas organizadas por contexto, no activadas y no completadas. Sólo las veo en la revisión semanal.
      Espero haber aclarado un poco el tema de las fechas y gracias por tu comentario.
      Un saludo,

      Responder aJesús

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