http://enfoquecarnot.com/wp-content/uploads/2015/07/LEYENDO-TABLET-PLAYA-Procesar-960x600_c.jpg

Mi sistema GTD: procesar o aclarar


Una vez has definido tus bandejas de entrada, tus herramientas de captura y has adquirido (o estás en ello) el hábito de capturar cualquier idea, petición, solicitud, mensaje, etc. que llama tu atención te preguntarás: “Y ahora: ¿qué hago con todas estas cosas recopiladas?

David Allen nos propone que las procesemos o aclaremos y que las organicemos, los pasos 2 y 3 del método GTD®. En la práctica, se realizan de manera consecutiva si bien, para facilitar la explicación y la comprensión, voy mantener la estructura escribiendo  entradas específicas para cada uno de los dos pasos.

Un poco de teoría…

El concepto «procesar» o «aclarar»

El hábito que hay detrás de procesar o aclarar es pensar, decidir y transformar cada una de las cosas recopiladas en tus bandejas de entrada hasta vaciarlas.

Te leo el pensamiento: ¿Qué es eso de transformar las cosas?

Sencillo. Fruto de la reflexión identificarás qué significa para ti cada cosa, las definirás y tomarás decisiones sobre qué hacer o no con ellas convirtiéndolas en ideas o posibilidades que de momento no vas a hacer, en basura, en información, en resultados que quieres conseguir o en acciones concretas.

Procesar o aclarar no es hacer así que limítate a eso, a pensar y decidir para transformar.

6 posibilidades

Tras una primera criba, las cosas que has recopilado se dividen en 2 categorías, las que no vas a hacer nada y las que sí.

Para las cosas que no requieren acción, tienes tres opciones:

  1. Eliminar, si no ves la utilidad de lo que tienes delante.
  2. Archivar, si es información que no necesitas revisar en un futuro.
  3. Incubar, si son ideas o posibilidades que necesitas revisar para activarlas. De momento no te comprometes a hacer nada pero en un futuro, cuando vuelvas sobre ellas durante las revisiones, ya decidirás.

Para las cosas que sí requiere acción, tienes otras tres opciones:

  1. Delegar, si existe otra persona que lo puede hacer.
  2. Hacer, si tardas menos de 2 minutos en completar la acción. Cuidado con esta regla porque ya sabes, estamos pensando y decidiendo, no haciendo.
  3. Aplazar para hacer algo con ello lo antes posible, una vez hayas vaciado tu bandeja de entrada. Lejos de lo que puedas estar pensando, aplazar no es dejar las cosas para más adelante y ya veré cuando las hago. Llegado a este punto lo que tienes frente a ti son compromisos que sí o sí debes hacer tu lo antes posible.

Las 3 reglas de oro para procesar

  1. La consecuencia de vaciar tu bandeja es que queda con 0 cosas. Sí, una bandeja de entrada con 1 cosa está llena porque seguramente será la que te da pereza, la que no tienes claro qué hacer, la que te exige mayor trabajo intelectual y seguramente, una de las que mayor valor aporte a tu trabajo.
  2. Lo que sale de la bandeja de entrada no vuelve.
  3. Procesa cada cosa de la bandeja de entrada en el orden que están, no elijas primero las más fáciles ni tampoco las más urgentes o importantes. Recuerda que vas a procesar todas las cosas así que elimina tentaciones de ponerte a hacer.

¿Cómo lo tengo montado?

Una vez trabajada la teoría, comparto contigo cómo la he trasladado a un procedimiento. Posteriormente, he dejado 4 ejemplos reales de cómo lo aplico en mi día a día.

Procedimiento para procesar o aclarar

Lo primero que hago es es responder a las preguntas: ¿Qué es? y ¿Qué significa para mí cada cosa?

Para ello me es útil emplear una idea que utilicé en una presentación durante las Primeras Jornadas de Innovación OPTIMA LAB y que comparto contigo a continuación:

¿Qué es? = ƒ (Compromiso, Objetivo, Posibilidad, Información, Consecuencias, Responsabilidad)

La siguiente pregunta es: ¿Requiere acción?

Para responder «sí» de manera objetiva, José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: aprende a librarte del estrés con GTD» define 3 criterios:

  1. Tiene fecha límite objetiva, es decir, otra persona la ha definido.
  2. No hacer nada antes de la próxima revisión semanal tendrá consecuencias indeseables.
  3. Tienes un compromiso firme e irrevocable de hacer algo antes de la próxima revisión semanal.

Dicho esto, mi respuesta por defecto es «no» y solamente respondo «sí» cuando cumple alguna de las 3 condiciones anteriores.

Por si te sirve, en mi caso, cuando proceso las bandejas de entrada, más del 60 % de las cosas recopiladas no requieren acción y las 3 opciones que me planteo son:

  1. Eliminar porque no me puede servir.
  2. Archivar porque es información que me puede ser útil en un futuro pero que no necesito revisar.
  3. Incubar porque son ideas con las que de momento no me comprometo pero puede que en un futuro sí.

En la herramienta Excel, la dinámica para procesar una cosa que no requiere acción, que sí me puede servir y que también necesito revisar es la siguiente:

Herramienta excel - incubadora

Para las cosas restantes, las que sí requieren acción, valoro si para completar el resultado deseado es necesario acometer varias acciones, en cuyo caso, lo defino como un proyecto y posteriormente identifico la próxima acción, la que ya puedo hacer.

Las posibles decisiones que puedo tomar para completar lo antes posible la próxima acción comprometida son las siguientes:

  1. Delegar si existe otra persona que lo puede hacer.
  2. Hacer si no lo he podido delegar y tardo menos de dos minutos.
  3. Aplazar si es una próxima acción que debo hacer yo y tardo más de 2 minutos en completarla.

En la herramienta Excel, la dinámica para procesar una cosa que sí requiere acción es la siguiente:

Herramienta excel - aplazar

Ejemplos prácticos

A continuación te puedes descargar varios ejemplos reales de cómo aplico este procedimiento en mi día a día.

  • Ejemplo 1: email de un proveedor para poner en marcha un servicio que acabamos de contratar.
  • Ejemplo 2: email con información sobre un contrato.
  • Ejemplo 3: email con una propuesta de revisión de un documento por parte de un compañero.
  • Ejemplo 4: email de una compañera en la que me pide un documento imprescindible para proceder a comprar un producto que necesitamos.

Si echas en falta algo o te gustaría que mostrara algún otro ejemplo concreto, coméntame y gustosamente amplío la bitácora.

¿Te animas a montártelo tu?

Para ello, te invito a que abras tu correo electrónico y proceses los últimos 10 emails recopilados en tu bandeja de entrada.

Te dejo este enlace al blog Óptima Infinito, en donde te puedes descargar la herramienta en Excel.

También te dejo aquí un resumen del procedimiento que aplico para procesar, por si lo quieres tener a la vista durante el ejercicio.

Varias lecturas para profundizar

GTD para dummies: el procesamiento (1)

Jerónimo Sánchez escribe en éste post las dos reglas de oro a la hora de procesar: 1. Todo lo que sale no entra y 2. Tras procesar, la bandeja queda vacía. También comparte cuáles son los filtros que se aplican en forma de preguntas cuando se procesa.

Introducción a GTD 07. La pista de aterrizaje. PROCESAR

Antonio José Masiá sintetiza con rigor y claridad qué es procesar o aclarar en GTD y cuál es la secuencia de preguntas para enfrentarte a tus rebosantes bandejas de entrada.

Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

David Sánchez comparte cuáles son los obstáculos que tenemos en frente a la hora de procesar: las prisas, la falta de hábitos y nuestra resistencia al cambio son algunos de ellos.

Procesar en GTD: un ejemplo práctico

José Miguel Bolívar, a través de un caso real expone en qué consiste procesar o  aclarar. Un trabajo intelectual de valor añadido: pensar y decidir. La clave, responder qué son las cosas recopiladas en tus bandejas de entrada.


De nuevo te estoy leyendo el pensamiento: “Demasiado trabajo añadido al que ya tengo”. Es normal, tu yo interior se resiste al cambio, a hacer las cosas de manera diferente, a invertir un poco de tu tiempo para recuperarlo con creces en forma de resultados.

Te recuerdo que una de las consecuencias de aplicar este procedimiento es que tu bandeja de entrada queda vacía, sí, a 0. ¿Te imaginas la sensación al abrir el email y ver 0 correos electrónicos?

Anímate y súbete al carro de la productividad personal con GTD procesando o aclarando tus cosas recopiladas en tus bandejas de entrada. Piensa en tu «Inbox 0».

Muchas gracias por pasarte por el blog. La siguiente parada: Organizar las cosas procesadas.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

7 Respuesta

  • José Miguel Bolívar en 24 Julio, 2015, 21:24:04

    Estupendo artículo en mi opinión, Jesús. Solo una reflexión para los que crean que procesar o aclarar es «trabajo añadido» para el que no tienen tiempo y es la frase que a menudo cita nuestro amigo y colega Antonio José Masiá en sus talleres: «La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez».
    Feliz verano!

    Responder aJosé
    • Jesús Serrano Ducar en 26 Julio, 2015, 00:39:02

      Muchas gracias Jose Miguel, me alegra que te haya gustado.
      Muy buena y oportuna la cita que comentas del maestro Antonio José, lentitud y rapidez, invertir y recoger.
      Abrazo fuerte e igualmente JM, Feliz Verano !!

      Responder aJesús
  • Juan Antonio en 1 Agosto, 2015, 14:03:59

    Puede ser que no lo haya entendido bien, pero me ha resultado paradójico el artículo. En él comentas:
    “Para responder «sí» de manera objetiva, José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: aprende a librarte del estrés con GTD» define 3 criterios:

    -Tiene fecha límite objetiva, es decir, otra persona la ha definido.
    -No hacer nada antes de la próxima revisión semanal tendrá consecuencias indeseables.
    -Tienes un compromiso firme e irrevocable de hacer algo antes de la próxima revisión semanal.”

    ¿Esto significa que sólo van a la lista de acciones siguientes las que se deben realizar esta semana (antes de la próxima revisión semanal)? Y el resto de accionables, ¿a la bandeja de “algún dia”?

    Responder aJuan
    • Jesús Serrano Ducar en 2 Agosto, 2015, 08:38:23

      Hola Juan Antonio, has dado en el clavo.
      A la lista de acciones siguientes solo van las que cumplen alguno de los tres criterios descritos: 1. Fecha objetiva 2. Consecuencias indeseables 3. Compromiso firme e irrevocable.
      Si no cumple ninguno, la “cosa” que has recopilado y estas procesando o aclarando no requiere acción inmediata, entendiendo por inmediata el tiempo que transcurre entre ahora y la próxima revisión semanal. En este caso, será basura, información para el archivo o material para incubar que ya decidirás cuando lo activas en las revisiones semanales.
      Entiendo tu comentario porque la tendencia natural es responder Sí a la pregunta ¿Requiere acción? Lo que propongo es responder por defecto No y sólo Sí cuando cumpla alguno de los 3 criterios. A mí me costó pero es uno de los cambios que cuando lo aplicas genera resultados relevantes en tu productividad, tu sensación de estrés y saber que estás dedicando tu atención a lo que realmente te aporta valor como persona y como profesional.
      Muchas gracias por pasarte por el blog y espero haber resuelto las dudas.

      Responder aJesús
  • Eduardo González en 1 Agosto, 2015, 18:41:49

    Simplemente quería darte las gracias por la iniciativa de compartir tu sistema, hay mucha literatura al respecto pero los neófitos echamos un poco en falta ejemplos reales como los que estás añadiendo, que son de mucha ayuda. Sin duda esta forma de enfocar el asunto animará a más de uno a intentarlo.

    En mi caso voy a por el segundo intento, el libro de José Miguel Bolívar ha sido la chispa que me faltaba para volver (lo he leído dos veces ya para intentar sacarle todo el jugo, me parece espectacular!). La primera vez que intenté aplicar GTD me quedó una cosa rara pero me sirvió para aprender mucho, ahora estoy en camino de ponerlo en pie por seguda vez…y siento que ésta va a ser la buena!!!!

    Si puedo intentaré contactarte por mail interno porque aunque no lo sabes, somos compañeros de empresa y te remito un “resumen” de un folio que hice tras leer el libro de José Miguel en el que intenté reflejar cómo “procesar”. Quizá puedas publicarlo y ayude a alguien a ordenar sus ideas, me costó un poco pero creo que quedó relativamente bien y sencillo.

    Lo dicho, muchas gracias por la iniciativa y a José Miguel por su libro que me ha ayudado mucho.

    Un saludo a todos y mucho ánimo.

    Responder aEduardo
    • Jesús Serrano Ducar en 2 Agosto, 2015, 09:01:57

      Hola Eduardo, gracias por tu comentario y por pasarte por el blog, me alegra y satisface conocer que la iniciativa de compartir el sistema está siendo útil.
      Estoy de acuerdo contigo, el libro de José Miguel es aplicable 100 %. Claro, concreto, detallado, riguroso. Cuando tuve la suerte de leer el manuscrito pensé que cubría el vacío de ambigüedad sembrada por los libros de Allen.
      Por otro lado, eso de caerte del carro es normal y en mayor o menor medida, a todos nos ha pasado. En mi caso, el motivo era la revisión semanal. Ahora estoy enganchado, la sensación de control y enfoque que me queda es brutal. Espero tu correo electrónico y ese documento en donde defines cómo procesas.
      Encantado de saludarte y enhorabuena por la iniciativa de poner en pie tu sistema GTD, yo también siento que va a ser la buena. Entre líneas leo que tienes los ingredientes necesarios: compromiso, humildad y rigor 😉

      Responder aJesús

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. CERRAR