http://enfoquecarnot.com/wp-content/uploads/2015/07/LEYENDO-TABLET-PLAYA-Recopilar-960x600_c.jpg

Mi sistema GTD: recopilar o capturar


La semana pasada iniciaba una serie de 9 post para compartir contigo cómo tengo montado el sistema GTD® en Excel.

Siguiendo el orden de los 5 pasos para obtener control que propone David Allen, en este post voy a escribir sobre recopilar o capturar. Para ello, definiré mi procedimiento de captura, qué herramientas utilizo, cuáles son mis bandejas de entrada y te lanzaré una llamada a la acción.

Un poco de teoría…

El concepto «recopilar» o «capturar»

El primer paso que propone David Allen es el de «Recopilar» o «Capturar»  y consiste en agrupar todas las cosas que aparecen en tu día a día en unos contenedores específicos que llamamos bandejas de entrada.

La recopilación puede ser manual o automática, es decir, tú eres quien registra una idea, un pensamiento o una nota o es otra persona, como por ejemplo un correo electrónico o una llamada perdida.

Recopilar o capturar no es pensar, ni reflexionar, ni decidir, ni hacer, ni memorizar. Simplemente es coger algo que ha llamado tu atención y dejarlo en una bandeja de entrada para volver sobre ello cuándo decidas procesarlo y organizarlo, el segundo paso de GTD.

El concepto «cosa»

En GTD, una cosa es un incompleto sobre el que tendrás que tomar una decisión. Algunos ejemplos son cualquier idea que has registrado en un cuaderno de notas, un aparato electrónico estropeado que guardas en un cajón del despacho, revistas retrasadas para leer….

En cuanto vinculas un «debería», un «voy a» o un «tendría que» a un asunto, éste se convierte en una cosa.

El concepto «bandeja de entrada»

Bandeja de entrada en GTD es el contenedor en el que almacenas temporalmente cosas y que vacías regularmente. Son las puertas de entrada a tu sistema.

Algunos ejemplos son el email, la bandeja física de escritorio, una libreta, un cuaderno de notas, WhatsApp, Telegram o Same-time, redes sociales, cajones o armarios, trasteros o garajes. En general, cualquier lugar en el que dejas o te dejan cosas sobre las que tendrás que tomar alguna decisión al respecto en algún momento.

¿Cómo lo tengo montado?

Procedimiento para capturar

Cuando decidí utilizar GTD, me lance a documentar procedimientos operativos como si de un sistema de gestión ISO se tratara. Lo primero que hice fue definir las herramientas que iba a usar para canalizar todas las cosas que me fueran llegando en forma de ideas, pensamientos, peticiones, llamadas…hacia contenedores específicos que en GTD llamamos bandejas de entrada.

El propósito era que cuando recibiera algo nuevo, lo capturara en la bandeja de entrada que procediera para poder seguir con lo que estaba haciendo. Nada de pensar, ni decidir, ni reflexionar, ni hacer.

La lista de bandejas de entrada que utilizo

En el cuadro siguiente describo para cada circunstancia de mí día a día, la herramienta que utilizo para capturar y la bandeja de entrada asociada:

Circunstancias Herramienta Bandeja de entrada
Reuniones                         Planta de Producción Lápiz y papel Cuaderno de notas
Coche Teléfono móvil                       Alta en el servicio Memmory Correo electrónico          A través de una llamada de teléfono dejo un mensaje de voz. Después, Memmory me lo envía al correo electrónico.
Oficina despacho trabajo Lápiz y papel Bandeja física         Recopilo tanto notas que yo tomo como documentación, informes en papel albaranes, facturas que recibo.
Ordenador / Tablet Wunderlist                      Es una aplicación multi-plataforma para gestionar listas.Si identifico alguna cosa que me llega a través de WhatsApp o Telegram, la capturo y recopilo en esta App.
Oficina despacho casa Lápiz y papel Bandeja física        Recopilo tanto notas que yo tomo como documentación, informes en papel albaranes, facturas que recibo.
Ordenador / Tablet Wunderlist
En cualquier lugar Teléfono móvil Wunderlist

¿Te animas a montártelo tu?

Para ello, te invito a que reflexiones e identifiques las circunstancias en las que te mueves en tu día a día.

Posteriormente, para cada una de estas circunstancias, valora:

  1. ¿Qué herramientas de captura vas a utilizar?
  2. ¿Cuál es la bandeja de entrada en la que vas a agrupar las cosas que vas capturando?

Una vez realizado el ejercicio plantéate si:

  • ¿Realmente necesitas todas?
  • ¿Puedes agrupar algunas de ellas?
  • ¿Te va a ser posible capturar en cualquier momento y situación?

“Deberías tener tantas «bandejas de entrada» como necesites, pero pasar con las menos posibles” David Allen

Si quieres, puedes descargarte aquí una guía para definir tu procedimiento.

Varias lecturas para profundizar

Diseñando un sistema de recopilación GTD

Jerónimo Sánchez propone un ejercicio para diseñar un sistema de recopilación en 3 pasos: analizar los contextos, seleccionar la herramienta y reducir o simplificar.

GTD: Herramientas para recopilar o capturar mejor

José Miguel Bolívar nos propone realizar un ejercicio de reflexión antes de elegir nuestras herramientas de captura. También, comparte las herramientas que utiliza. Desde que leí este post utilizo Memmory como servicio de soporte para capturar cuando estoy conduciendo.

Capturar, un paso esencial

En este post, Jeroen Sangers plantea el impacto que tiene en tu productividad no recopilar, así como varias claves para que facilitar la recopilación.

Concepto GTD: «cosa»

Si la definición del concepto cosa ha llamado tu atención, te recomiendo este post de Paz Garde. Clarifica de manera brillante el significado de cosa en GTD.


Te estoy leyendo el pensamiento. Que si es complicado y laborioso; innecesario y hasta demasiado sofisticado. Nada más lejos de la realidad. Al igual que cualquier hábito, una vez adquirido es un comportamiento automático que realizas de manera natural, no te cuesta trabajo. Es mas, te sientes incomodo si no lo haces.

Por ello, te animo a que aproveches estos meses de verano para pensar en ti. Invierte tiempo para definir tu procedimiento de captura, para identificar los puntos de entrada de cosas en tu vida y para sistematizar tu forma forma de relacionarte con esas ideas que no paran de surgir, esos correos electrónicos que entran por decenas o esas continuas interrupciones que no te permiten terminar lo que estabas haciendo.

De nada sirve quejarse, decir que estas liad@, estresad@, hasta arriba de trabajo y no hacer nada para cambiar la situación. Lánzate, tirate a la piscina estos días de calor y define tu procedimiento de captura, puede ser un pequeño gran paso para ti, te aseguro que para mi lo fue.

Muchas gracias por pasarte por el blog. La siguiente parada: Procesar o Aclarar tus cosas capturadas.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

2 Respuesta

  • Aránzazu en 13 Noviembre, 2015, 10:21:02

    Genial seria de posts! Gracias.
    Una pregunta respecto Memmori, he visto que la llamada es a un 901, con lo que el coste de la llamada no está cubierta por la tarifas planas de las compañías, entonces, además de 1 €/mes tenemos el coste de cada llamada. ¿Correcto? ¿aun así compensa a una simple grabación con Notas de voz?

    Responder aAránzazu
    • Jesús Serrano Ducar en 13 Noviembre, 2015, 10:49:51

      Hola Aránzazu, muchas gracias por tu comentario y por pasarte por el blog, me alegra que la serie te haya resultado interesante.

      Respecto al número de teléfono, al que yo llamo es un 910 por lo que sí estaría incluido.

      Un saludo y que tengas buen día.

      Jesús

      Responder aJesús

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies