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Antídoto GTD: Poniendo freno al Diógenes que llevamos dentro


¿Alguna vez has hecho con el teléfono móvil varias fotografías de prueba y has guardado todas ellas, las que salieron bien y las que no? Como no ocupan espacio…

¿Cuando elaboras un documento sueles archivar desde el primer borrador hasta la versión final? Por si acaso en un futuro…

¿Sueles archivar la mayoría de correos electrónicos que recibes, aunque luego no eches mano de ellos? ¿Quién sabe si tendré que volver algún día a consultarlo?

En mayor o menor medida, la mayoría de nosotros nos hemos visto en alguna de éstas. Lo habitual es que tengamos tendencia natural a guardar por si acaso, a no tirar, a no eliminar. Es ese yo interior llamado Diógenes, que tiene preferencia por crear, por llenar, por ocupar, por guardar.

«En nuestra cultura existe una cierta propensión a crear pero no a limpiar. El universo aborrece al vacío» David Allen en Haz que funcione

¿Qué problema se nos presenta cuando guardamos todo por defecto?

En la mayoría de los casos, el guardar todo por defecto es una tendencia natural y si no le pones freno, el riesgo al que te enfrentas es a mezclar en un mismo archivo cosas con significados muy diversos. Desde un correo electrónico imprescindible porque evidencia el envío de una información requerida por la hacienda hasta uno publicitario o una suscripción a tu revista favorita. Desde la primera versión de la propuesta hasta la definitiva que le enviaste a tu cliente.

¿Y cuáles son las consecuencias de mezclar cosas con significados diferentes en un mismo lugar?

Que en tu archivo se escucha mucho ruido. Es ineficiente porque inviertes demasiado tiempo en la búsqueda. Es ineficaz porque muchas veces no encuentras lo que buscas. Resultado, no recurres al archivo cuando necesitas una información. En su lugar, buscas en Google porque es más fácil que navegar entre el mar de documentos inconexos, mezclados y deficientemente etiquetados. Llamas por teléfono al compañero para que te vuelva  a enviar el informe que no encuentras…

¿Qué propone GTD® para poner freno al yo interior llamado Diógenes?

Lo que ya haces: eliminar, tirar a la papelera. El matiz es que usando GTD, en lugar de guardar por defecto, eliminarás por defecto y sólo guardaras o archivaras las cosas que en algún momento posterior te podrían ser útiles o necesarias si pasa algo. Sí, antes de guardar o archivar, debes identificar la situación concreta en la que vas a necesitar lo que tienes delante. Comparto varios ejemplos sobre cuál sería la dinámica:

  • La garantía de la televisión: ¿la archivo o la elimino? ¿en qué situación me puede ser útil? En caso de avería. Con lo cual, al archivo.
  • La dos fotografías que salgo con los ojos cerrados antes de conseguir la buena: ¿las archivo o las elimino? ¿Para qué me pueden servir? Para nada. Con lo cual, la tiro a la papelera.
  • La copia del borrador 3 del informe que imprimí para revisar antes de dar el visto bueno final. ¿En qué situación me puede servir? No soy capaz de identificar para qué quiero guardar el borrador 3, ya tengo la versión final aprobada. Por lo tanto, a tirar.

«Si algo es irrelevante, innecesario, insignificante o no tiene sentido y ocupa espacio físico o psíquico, es basura, así que deshazte de ello» David Allen en Haz que funcione

¿Quieres pasar a la acción?

Cuando empecé a utilizar GTD, este nuevo enfoque a la hora de decidir archivar la información que no requería acción y que tampoco necesitaba revisar supuso un punto de inflexión en el ruido generado por mi entorno.

El escritorio. Imagina una mesa limpia en la que solamente tengo el ordenador, un bolígrafo y un folio o una mesa llena de informes y documentos apilados.

El disco duro del ordenador. Una estructura simple de carpetas con una codificación adecuada para la nominación de documentos o numerosas carpetas, subcarpetas y una nominación incoherente y diversa.

¿Cuál fue mi plan? Para cada informe que tenía sobre la mesa, me formulé las siguientes preguntas: ¿Me puede servir? Por defecto respondía no y eliminaba. Si respondía sí, la siguiente pregunta era: ¿Para qué? Sólo guardaba y archivaba en caso de ser capaz de identificar al menos una situación en la que el informe que tenía delante me podía servir.

¿Te animas? Te aseguro que el esfuerzo inicial merecerá la pena.

Las consecuencias de no poner freno a tu yo interior llamado Diógenes ya las conoces: ruido, desorden, falta de control… Como dice mi amigo y colega artesano Antonio José Masía: «En el día a día, todo tiende al desorden» así que si quieres tener ordenadas las cosas, una buena estrategia puede ser guardar solamente lo que te pueda servir.

Te invito a que en lugar de guardar por defecto, elimines por defecto.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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4 Respuesta

  • Cruz Guijarro en 28 junio, 2015, 11:44:15

    Magnifica entrada Jesús. Sin duda la opción de archivar por defecto es una de las principales causas de que nuestro archivo sea totalmente inoperativo. Supone una creencia a batir importante el hecho de eliminar por defecto nuestros correos, documentos, etc. si no tienen al menos una utilidad identificada a futuro. Un hábito importante a interiorizar.

    Responder aCruz
    • Jesús Serrano Ducar en 29 junio, 2015, 14:37:54

      Muchas gracias Cruz, me alegra que estemos en sintonía. 🙂
      En un principio puede parece una opción radical. Un hábito doloroso de interiorizar, mucha resistencia, creencia muy arraigada como comentas.
      En mi caso, costó vencerla pero le di una oportunidad y hoy…augusto con mi archivo. Ya no escucho ruido y suelo encontrar con efectividad cualquier información que necesito.
      Gracias por pasarte por el blog Cruz y que disfrutes del día.
      Un abrazo.

      Responder aJesús
  • Ivan Entusiasmado en 29 junio, 2015, 20:10:06

    Es muy cierto lo que dices. Me siento muy identificado con lo de las fotos que no salen bien. El problema es que seleccionar ( procesar) lleva un tiempo, y por eso muchas veces lo ignoramos. Entonces llega un momento en que no tienes más remedio que hacerlo, y con la carga de todo lo que no has hecho en el pasado. Aún así, más vale tarde que nunca. Un saludo.

    Responder aIvan
    • Jesús Serrano Ducar en 30 junio, 2015, 12:39:53

      Hola Ivan, gracias por tu comentario.
      Es verdad, procesar da pereza no sólo porque lleva tiempo sino porque nos obliga a pensar, decidir y cuándo ya estamos hablando de tirar, como no lo tengamos claro…ya sabemos cómo se las gasta Diógenes 😉
      Lo de las fotos no eres el único, en mi caso es uno de los hábitos que se me resistía.
      Saludos y que tengas un estupendo día.
      JS

      Responder aJesús

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