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Antídoto GTD: Frente al Voluntarismo, revisión


Son las 8 de la mañana, llego a la oficina y en el ascensor, un compañero de marketing me pide el informe de seguimiento de iniciativas LEAN cerradas durante el trimestre pasado, no sabe dónde lo ha guardado. Le digo: “Ok, luego te lo envío”.

Ya sentado delante del ordenador, suena el teléfono. Un compañero de administración preguntándome por la liquidación del último canon de saneamiento. Le digo: “OK, antes del medio día lo busco y te doy un toque”.

A las 9 de la mañana, en la reunión diaria, cargo la lista de cosas para hacer hoy con 3 compromisos más.

Y así sigue el día, compromiso tres compromiso…

¿Qué es el «Voluntarismo»?

La primera vez que relacioné esta palabra con la productividad fue en este post de José Miguel Bolívar. Parece que me estaba leyendo el pensamiento porque me sentía bastante identificado con sus reflexiones.

Se dice que una persona es voluntariosa cuando está deseosa de hacer algo y lo hace con voluntad. Pero, ¿qué pasa si esta actitud la tienes para casi todo, sin aplicar ningún filtro, sin tener en cuenta el resto de tus compromisos y responsabilidades?

Normalmente, tendemos a sobre-estimar nuestras capacidades y a sub-estimar el tiempo, la energía y la atención que debemos invertir para hacer algo. Como consecuencia, nos comprometemos a hacer más cosas de las que realmente podemos.

¿Cómo afecta el «Voluntarismo» a tu efectividad personal?

Si te ves reflejado en el personaje de la historia y tiendes a ser voluntarioso para casi todo lo que entra en tu radar, sin filtros, sentirás que lo que te digo a continuación te suena.

Estrés porque vas todo el día a tope intentando cumplir tus promesas. Frustración porque por más que corres, tienes la sensación de que no vas a llegar a tiempo. Dispersión porque en lugar de ocuparte de hacer lo que realmente debes hacer, aquello que sólo puedes hacer tu, gastas el tiempo en satisfacer las necesidades ajenas, en algunos casos caprichosas, en otros fruto de su falta de organización y en otros, justificadas.

¿Qué propone David Allen para combatir el «Voluntarismo»?

Evaluar, reflexionar o revisar, según el libro que leas. Yo, me quedo con revisar.

Revisar diariamente tus compromisos definidos en el calendario o los incluidos dentro de tus listas de próximas acciones te ofrece un panorama completo de aquello que sí o sí has decidido hacer algo lo antes posible.

Revisar semanalmente todo tu sistema: tu agenda, tus proyectos en curso, tus próximas acciones comprometidas, el archivo de seguimiento y tu incubadora. Aprovecha que tienes un mapa completo de todo aquello que ha llegado a tu radar y has decidido tener controlado, bien para hacer algo lo antes posible o bien para decidir en un futuro si haces algo o no.

Revisar tus niveles de perspectiva. Cómo avanzan tus objetivos y tus metas. Si ves que te vas acercando a tus visiones. Si sientes que mantienes en equilibrio tus áreas de responsabilidad. Todo ello te aporta información de valor para decir no a aquellas cosas que llegan a tu radar y no encajan, y poder decir sí a lo que realmente encaja y tiene valor para ti.

¿Cuál es tu plan de acción?

Las consecuencias de decir sí a todo, sin filtro, sin valoración y sin reflexión ya las conoces: frustración, estrés, pérdida de enfoque, dispersión.

También sabes el impacto que tiene en tu efectividad personal seguir siendo una persona voluntariosa en la mayoría de las situaciones. Gastar tu tiempo satisfaciendo las necesidades ajenas y no poder ocuparte de tus responsabilidades.

Por otro lado, la propuesta de GTD es clara. Revisión para estar informado de cuáles son tus compromisos, aquellos para los que has dicho «Sí voy a hacer algo lo antes que pueda». Reflexión para saber cómo avanzan tus proyectos y cuán equilibradas están tus áreas de responsabilidad. Evaluación para conocer dónde estás con respecto a dónde querías estar: tus objetivos, tus metas y tus visiones.

Tú decides de qué lado estás. De ti depende ser una persona voluntariosa sin filtros o una persona voluntariosa de confianza. Aquella que  cumple sus compromisos , demuestra que sabe cuál es su mapa de opciones y conoce las consecuencias de sus decisiones.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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