http://enfoquecarnot.com/wp-content/uploads/2015/06/GTD-CONTROL-DELEGAR-960x600_c.jpg

Antídoto GTD: Controla con efectividad tus acciones delegadas


Son las 8 de la mañana y mientras proceso el correo electrónico, le pido a mi compañero Andrés que resuelva una reclamación de Juan, un cliente que me ha enviado un mensaje diciéndome que todavía no había recibido el pedido comprometido para la semana pasada.

Siguiendo con el correo, recibo otro de la Consejería de Medio. Nos remiten una propuesta de Autorización Ambiental ofreciéndonos un mes de plazo para enviar comentarios. Se lo remito al director de planta pidiéndole que me envíe su disponibilidad para convocar una reunión con el Departamento de Asesoría Jurídica.

Y sigo procesando correos…..pero:

¿Dónde organizo los recordatorios de que Andrés ha resuelto la reclamación realizada por Juan o de que el director de planta me ha enviado su disponibilidad para convocar una reunión con Asesoría Jurídica y de…?

¿Cómo te tendrías que organizar para controlar todos los asuntos que delegas?

Seguro que has pensado en anotarlo o casi seguro que ya lo haces; en este caso lo tienes fácil para implementar éste hábito porque justamente eso es lo que propone la metodología GTD®, aderezado con una dosis de organización y otra de revisión.

En GTD®, para controlar todas las acciones que puedes no hacer tu y que estás esperando que otra persona haga, se utiliza una lista específica que se llama «Lista a la espera». En ella se anotan las acciones que has delegado porque las puede o debe hacer otra persona con independencia de si es un cliente, tu jefe o tu compañero, pero cuyo resultado te atañe a ti y por lo tanto, no te puedes olvidar de ello y despreocuparte.

Llegado a este punto conviene recordar qué es delegar en GTD® porque difiere sustancialmente del significado habitual de la palabra. Para ello, en los talleres de formación que facilito me gusta utilizar el concepto de «Delegación esférica» que utiliza José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: Aprende a librarte del estrés con GTD®». Por un lado, delegas algo si hay otra persona que lo puede hacer. Y lo puede hacer es diferente a confías que lo haga bien, te merece la pena delegarlo o te apetece delegarlo. Por otro lado, la idea de «Delegación esférica» significa que tu puedes delegar algo a tu cliente, a tu jefe, a tu compañero o a tus colaboradores. Por ejemplo, si llevas el coche al taller para cambiar el aceite, estás delegando cambiar el aceite de tu coche a un mecánico o si compras algo y estás esperando recibirlo, estás delegando que el proveedor te envíe lo que has comprado.

Te puede ser útil una derivada de la «Lista a la espera»  si en tu día a día sueles delegar muchas acciones en una misa persona. En este caso, para facilitar el ejercicio de revisión, lo que yo hago es crearme una lista específica para controlar los asuntos que estás  «A la espera de X persona».

Cierre del post: Toma I

Si ya usas GTD®: ¿Te importaría compartir qué te ayudó a implementar este hábito, cómo te lo has montado o alguna lectura interesante relacionada con los conceptos «Delegar» y «Lista a la espera».

Y si no usas GTD® pero te lo estás pensando, te animo a que des el primer paso. Adquirir este hábito es sencillo, fácil y con resultados rápidos: ¿Te animas a subirte al carro de la delegación efectiva responsable?

Cierre del post: Toma II

El jueves mientras finalizada este post me llevé una agradable sorpresa. Jeroen Sangers había publicado un post de «Enfoque  Carnot» en «El Canasto». Además, estaba relacionado con el tema del que estaba escribiendo. El título del post publicado es ¿Cómo delegar con eficacia usando GTD®?.

En sus comentarios dice que estaría interesado en un nuevo post donde explicara algunas dudas que no tenía claro así que tomo el guante lanzado y si bien los conceptos «Delegar» y «Lista a la espera» son unos de los que más estudiados tengo y sobre los que mayor experiencia he acumulado en los últimos años desde que utilizo GTD®, durante los próximos días seguiré investigando, estudiando y compartiendo experiencias para responder a las preguntas planteadas.

Por un lado, despejaré dudas sobre cómo decido a quién delegar. Por otro compartiré contigo el método que utilizo para asegurarme de que la tarea delegada está realizada en tiempo y por último, me he permitido re-formular la pregunta porque yo no suelo explicar a la otra persona lo que debe hacer sino que me comunico con ella para asegurarme que tiene claro qué espero de ella y cuál es el resultado que perseguimos.

Muchas gracias por pasaros por el blog y hasta la próxima.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

7 Respuesta

  • Paz Garde en 13 junio, 2015, 19:13:37

    Qué buen post Jesús.
    ¡Qué razón tienes!
    Entiendo que para algunas personas, la palabra delegar, puede tener connotaciones negativas pero la gran mayoría de las personas – por lo menos las que yo conozco – que usamos GTD sabemos que delegar también es:
    Tener la humildad de reconocer que puedes no ser la persona adecuada.
    Tener confianza en las personas con las que convives.
    Tener la generosidad de ofrecer a tus colaboradores alguna tarea que les permita brillar o salir de la rutina.
    Y sobre todo, saber delegar, te permite centrarte en aquello en lo que realmente eres bueno y en lo que aportas valor.
    Como dice David Allen en su libro Haz que funcione: “Esta pequeña pero imprescindible subcategoría probablemente es el aspecto especifico del GTD® que ha aliviado más presión”.
    ¡Un abrazo!

    Responder aPaz
    • Andrés en 15 junio, 2015, 13:46:26

      Completamente de acuerdo contigo, en que delegar puede llegar a ser en muchos casos un ejercicio de generosidad, humildad y sobre todo confianza en la persona que encomiendas una tarea determinada.
      Es importante tener presente que una tarea delegada no es una tarea completada, si no que requiere un seguimiento y una revisión mas o menos frecuente, en función del proyecto.
      Me considero autorizado a afirmar que Jesús, en este caso, predica con el ejemplo y jamás abandona una tarea delegada a su suerte. El seguimiento es imprescindible para una correcta ejecución del trabajo, y mas si la persona delegada, aun teniendo toda la información necesaria de la “próxima acción”, no tiene la misma perspectiva sobre el proyecto en que se engloba.
      Un saludo.

      Responder aAndrés
      • Jesús Serrano Ducar en 15 junio, 2015, 17:23:29

        Hombre Andrés, muchas gracias por tu comentario y por pasarte por el blog, no puede dejar de pensar en ti cuando escribo sobre este tema y creo recordar que sales en casi todo los “story-telling” sobre delegar que tengo por el blog.

        Tu eres uno de mis mayores maestros en esto de la delegación efectiva centrada en las personas, tras más de 7 años compartiendo nuestro día a día qué te voy a contar 😉

        te la compro la frase “Una tarea delegada no es una tarea completada”, me vendrá bien para el post que estoy escribiendo.

        Abrazo y nos vemos…

        Responder aJesús
    • Jesús Serrano Ducar en 15 junio, 2015, 17:01:36

      Muchas gracias por tu comentario Paz, totalmente alineados. Humildad, confianza, generosidad, foco…valores clave para una forma de delegar centrada en las personas. 😉

      Ratifico la cita que compartes de David Allen. En mi experiencia, esta categoría organizativa acompañada de una pequeña dosis de revisión diaria y semanal fue de las que más fácil implementé y de la que mayores y más rápidos obtuve resultados.

      Abrazo y gracias por pasarte por el blog Paz.

      Responder aJesús
  • Juan Antonio en 13 junio, 2015, 22:07:40

    Totalmente de acuerdo contigo en que no te puedes despreocupar de las tareas delegadas.
    Ya que vas a hacer un nuevo post, aprovecho para pedirte que nos cuentes como controlar en GTD acciones delegadas con fecha de vencimiento. Se me ha dado el caso de delegar acciones que he tenido que acabar haciéndolas yo a toda prisa en el último momento. ¿Habría que ponerse varias acciones para verificar que va por buen camino? ¿Como controlar las fechas, si en el calendario solo van tareas con fecha de vencimiento real?
    Gracias, esperamos la siguiente entrega.

    Responder aJuan
    • Jesús Serrano Ducar en 15 junio, 2015, 17:13:01

      Hola Juan Antonio,

      En mi opinión, lo que comentas es un punto débil de la metodología que en mi caso, también me dio guerra 🙂

      Para evitar presentarte con ese tipo de situaciones, no queda otra que Revisar con mayor frecuencia que la semanal. También es buena práctica definir con mayor precisión el asunto delegado incluyendo en la descripción “antes de dd/mm/aaaa”. Tras varias conversaciones con mis compañeros de OPTIMA LAB, el “upgrade” que me recomendaron implementar fue añadir a la acción delegada la etiqueta “Diaria” o “Semanal” y durante la revisión diaria filtrar la lista “A la espera” aquellas acciones delegadas cuya etiqueta es “Diaria”.

      Muchas gracias por pasarte por el blog y espero que te guste el post que estoy escribiendo para la siguiente entrega.

      Un saludo,

      Responder aJesús

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies