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Antídoto GTD: Pon freno a las interrupciones


Llevo 10 minutos concentrado, parece que hoy sí voy a terminar el informe semestral y de repente, mi mente se evade pensando en el viaje que voy a hacer este fin de semana con mi familia: «Tengo que llamar a Miguel para preguntarle si va a tener hueco en su coche, con la sillita de la niña lo llevo a tope»; «Buscaré una ruta para viajar en autopista el máximo recorrido posible, seguro que hay mucho tráfico»…De repente, el teléfono: «Andrés, un cliente al que le he enviado una propuesta me llama porque tiene algunas dudas y quiere comentarlas conmigo» Le atiendo y le envío un email con la información que necesita. Ya de paso, observo que tengo 3 nuevos correos, los ojeo, respondo uno sobre la marcha en 2 minutos y me digo: «Bueno, los otros dos ya los miraré después que parece que tienen miga». Cuando pienso qué estaba haciendo, me doy cuenta que todavía tengo el informe sin terminar y sólo faltan quince  minutos para la próxima reunión: «¿Por dónde iba?»

¿Os suena esta situación? Casi seguro que sí, es algo común que a casi todos nos sucede en mayor o menor medida.

Nuestra mente está ocupada por pensamientos que decidimos, pensamientos que nos arrastran sin poder evitarlo o pensamientos asociados a interrupciones que te vienen de fuera en forma llamadas de teléfono, alertas por la llegada de nuevo correo electrónico, sonido debido a un nuevo whatsapp, un compañero que te comenta algo…

A los pensamientos que nos arrastran los llamamos interrupciones internas y a los que nos vienen de fuera, externas. En ambos casos, una vez que están ahí, no podemos hacer nada por evitarlos pero sí podemos hacer algo diferente para que no nos distraigan más de la cuenta. Como dice mi amigo y compañero David Sánchez en este fantástico post, «El problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión que se hace de ellas».

¿Qué nos propone GTD?

En GTD, el hábito que te permite seguir a lo que estabas prestando la atención justa a lo que ha llamado tu atención, a la interrupción tanto interna como externa, se le llama Recopilar o Capturar y consiste en liberar tu mente de ese pensamiento que te ha venido, esa llamada de teléfono o esa petición de un compañero, anotando un recordatorio, dejándolo en la bandeja de entrada y siguiendo con lo que estabas haciendo. Ya volverás después a ello para dedicarle la atención que se merece, pensando qué es y decidiendo qué vas a hacer con ello.

Lo habitual es que cuando llega algo a nuestro radar y nos arrastra el pensamiento, perdamos el hilo de lo que estábamos haciendo y o bien lo olvidamos tras varios minutos de reflexión porque es algo poco relevante, o bien confiamos en nuestra memoria para que nos lo recuerde después o bien lo apuntemos en nuestra lista de tareas convertido en más trabajo. ¿Qué sucede? Que tratamos de apuntar menos porque cuanto más apuntamos más trabajo tenemos y con la que tenemos liada…Si diseminamos el proceso mental que llevamos a cabo para gestionar las interrupciones y lo comparamos con los pasos que propone GTD para obtener control, identificamos que estamos recopilando o capturando, aclarando o procesando y organizando de manera simultánea. Consecuencia: que capturamos poco porque significa más trabajo, que aclaramos poco porque da pereza pensar y que decidimos siempre lo mismo: hacer.

Lo que propone GTD es que nos limitemos a anotar todo lo que llega a nuestra mente, sin filtros como «Importante, urgente, prioritario, cliente, jefe….», prestándole la atención justa. La idea es sacar la interrupción de tu mente, depositarla momentáneamente en la bandeja de entrada y no realizar ningún tipo de análisis o toma decisiones al respecto. El único objetivo es vaciar la mente de todas las cosas que nos llegan sin pensar ni decidir nada, eso ya lo haremos cuando estemos procesando y organizando, los pasos dos y tres del modelo de cinco que propone David Allen para obtener control.

En el ejemplo que describía al principio del post, posibles capturas hubieran sido «Fin de semana familia» o «Andrés comentarios propuesta». Son recordatorios libres de reflexión, eso ya lo haré después, y libres decisión, eso también lo haré después. La consecuencia, foco para seguir con el informe que ya tengo prácticamente terminado.

¿Te animas a definir tu plan para poner freno a las interrupciones?

Si te ves arrastrado por las interrupciones del día a día, el teléfono, el email, tu jefe, tus clientes…y no hay forma de sacar esos 30 minutos que necesitas para finalizar el informe que llevas semanas posponiendo, te animo a que definas tus bandejas de entrada, prestes la atención justa a lo que llama tu atención capturándolo sin filtros, sin reflexiones y sin decisiones y sigas con lo que estabas haciendo.

Y si te ha resultado interesante, te propongo los siguientes posts relacionados con el tema para que profundices y definas tu plan de acción:

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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3 Respuesta

  • Jordi Sánchez en 25 Agosto, 2015, 18:32:16

    Como bien citas y comenta David, el problema no está en las interrupciones sino en la gestión que hacemos de ellas. Si todos fueramos capaces de recibir interrupciones, capturarlas y seguir en lo que estamos, todos seríamos mucho más productivos.

    El primer paso es darnos cuenta de eso, y ese ya lo hemos dado. Pero ahí lo difícil es gestionarlas siempre así de bien. Supongo que, como todo, es cuestión de práctica 😉

    Responder aJordi
  • Jesús Serrano Ducar en 26 Agosto, 2015, 17:32:40

    Hola Jordi,
    Gracias por pasarte por el blog y dejarme el comentario.
    Esto totalmente de acuerdo contigo. Es más, además de vencer nuestras creencias y forma de hacer, algunas veces, necesitamos vencer las de las personas con las que colaboramos (clientes, proveedores, compañeros, jefes, colaboradores…). Me refiero, por ejemplo, al hecho de no atender una petición en el momento sino capturarla y procesarla posteriormente.
    En la medida que demostremos nuestro compromiso cumpliendo con lo que hemos dicho, no solo aumentará nuestra credibilidad y la de nuestro método de efectividad sino que dejaran de estrenarnos este tipo de interrupciones…como diría Antonio José Masia, todo pasa por Cambiar Creencias 😉
    Gracias y un abrazo,

    Responder aJesús

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