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Antídotos GTD: Uso efectivo del correo electrónico


Hoy empiezo una serie de post titulados «Antídotos GTD®». La idea es compartir mi experiencia de cómo la metodología me ha ayudado a enfrentarme ante situaciones, circunstancias, uso de herramientas o hábitos inadecuados que afectaban negativamente a mi productividad personal.

Algunas temas sobre los que voy a escribir son las distracciones, el uso del correo electrónico, el archivar todo por defecto, el “voluntarismo”, el confiar en tu memoria para acordarte de tu trabajo, no procesar las notas de tus reuniones…Mi objetivo es ofrecerte un enfoque práctico desde el punto de vista de GTD®. Dicho de otra manera, presentaré cómo una persona que utiliza GTD® lidia con todos estos aspectos que si no los tratas como se debe, impactan en la línea de flotación de tu productividad personal.

El primero de los post lo dedico al uso de una de las herramientas de comunicación más habituales en el mundo de la empresa, el correo electrónico.

Intenta no abrir el correo electrónico a primera hora de la mañana

Mejor que dedicar tus primeras horas del día a responder correos, consulta tus listas de próximas acciones y ponte con ellas. Si eres de los que tienes nivel energía alto a primeras horas del día, elige aquellas acciones que te requieran niveles altos y si a primera hora todavía no estas a tope, elige aquellas que no te exijan tanto.

Evita estar continuamente mirando el correo electrónico

Elimina alarmas o mensajes de entrada de nuevo email, cierra el programa de gestión de correo electrónico si no lo estás utilizando y define horarios para procesarlo y vaciar la bandeja de entrada. Al principio, hazlo con más frecuencia y poco a poco, reduce a 3 o 4 veces al día, verás que no pasa absolutamente nada.

No uses la bandeja de entrada como recordatorio de tareas

Procesa los emails y no te pongas a trabajar sobre ellos. Como consecuencia, muchos de ellos los eliminarás, otros los archivarás, otros los incubarás porque de momento, no vas a hacer nada y otros, los que sí requieren acción inmediata, los transformarás en acciones evidentes para delegarlas o ponerte con ellas lo antes posible.

Deja de ordenar los correos electrónicos en carpetas y subcarpetas

¿Alguna vez te ha pasado que al buscar un correo, no sabías en qué carpeta lo habías ordenado y has decidido seleccionar la opción «Vista única de todos tus emails archivados»? A mí me pasaba con frecuencia pero seguía ordenando los correos por carpetas y subcarpetas según quién era el remitente (clientes, proveedores, organismos oficiales…) o el tema con el que estaba relacionado (tratamiento de aguas, vigilancia ambiental, productividad personal, coaching, gestión económica, familia…).

El cambio fue archivar todos los correos en una sola carpeta y editar el asunto añadiendo #etiquetas para utilizar el buscador y encontrarlos con eficiencia. Los resultados son rotundos; te animo a que lo pruebes.

Vacía a 0 tu bandeja de entrada

Procesa todos tus correos electrónicos hasta que dejes tu bandeja de entrada a cero. Como dice José Miguel Bolívar, una bandeja con un email es una bandeja llena porque seguramente, ese email es el no evidente, el que te fastidia y qué haces, lo vas dejando hora tras hora, día tras día esperando que la magia o el paso del tiempo lo solucione. El resultado no te lo tengo que decir.

Líbrate del hábito de picotear correos entre horas

«Éste que es fácil lo respondo, éste que lo resuelvo rápido también pero éste, ufff, no sé qué hacer con él, lo dejo macerando» ¿Te suena? A esto es a lo que llamo picotear correos.

Mejor que entrar en el programa de correo electrónico a picotear entre horas, comprométete a entrar menos veces pero con más intensidad con un objetivo: vaciar la bandeja de entrada y no dejar ningún correo sin procesar ni organizar.


Te invito a que tomes conciencia del uso que estás haciendo del correo electrónico, si eres de los que piensa que es tu ladrón de tiempo o eres de los que piensa que es una herramienta más de comunicación que utilizada con criterio se puede convertir en tu aliada.

Si alguna de las ideas te ha resultado útil, te propongo que definas tus reglas de juego con el correo electrónico y empieces hoy mismo a jugar la partida, comprobarás que el resultado merece la pena.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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3 Respuesta

  • José Miguel Bolívar en 26 abril, 2015, 09:21:12

    Hola Jesús. En general, estoy muy de acuerdo con los consejos que comentas en el post a excepción de uno: el primero. Creo que en realidad abrir o no el email a primera hora no es un hábito improductivo per sé y, por tanto, dejar de abrirlo no tiene por qué ser necesariamente un buen hábito productivo. Me parece importante, como práctica, trascender el «qué» aconsejamos hacer para profundizar más en el «para qué» aconsejamos hacerlo. De lo contrario creo que corremos el riesgo de caer en ser uno más de esos «distribuidores de consejos tontorrones», de consumo fácil y utilidad dudosa, que tanto proliferan en Internet. El hábito relevante es «aprovechar nuestros niveles de energía». Por tanto, si nuestro nivel de energía es máximo a primera hora de la mañana, un buen hábito productivo será dedicarlo a tareas que requieran alta energía, teniendo en cuenta que procesar bandejas de entrada no es una de ellas. Pero, sin embargo, si nuestro nivel máximo de energía es en otro momento, empezar el día aclarando tus compromisos y definiendo tu trabajo puede ser un hábito tan productivo como el que más.
    En cuanto al resto de consejos, ¿para qué son útiles y cómo contribuyen a nuestra productividad? 😉
    Un fuerte abrazo, compañero!

    Responder aJosé
  • Jesús Serrano Ducar en 27 abril, 2015, 00:08:18

    Hola José Miguel, gracias por tu comentario; sigo dando vueltas al reto que planteas de enfocar los contenidos más en los «para qué» que en los «qué».
    Respecto al primer punto, realmente es lo que estaba pensando cuando escribía, transmitir la idea de adaptar nuestros niveles de energía a la tarea, en este caso, aplicado al uso de la herramienta. Según mi experiencia, el hecho de no abrir el correo nada más sentarme por la mañana supuso un cambio sustancial en mi productividad pero es verdad lo que comentas, abrir o no abrir el correo a primera hora no es improductivo o productivo per sé, dependerá de los factores y circunstancias particulares de cada uno.
    Por otro lado, capturo la idea de desarrollar para cada consejo su utilidad y contribución a nuestra productividad, pero esto ya me da para otro par de post.
    ¡Abrazo fuerte Jose Miguel y a por la semana que empieza! 🙂

    Responder aJesús

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