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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte II)


Continuando con el post Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad que publiqué hace unas semanas, hoy te propongo otros 4 hábitos en los que trabajar.

¿Qué cómo lo haces? Entrenando a tu cerebro. Al igual que cuando te planteas empezar a ir al gimnasio para tonificar tus músculos y perder alguno de esos kilos que te has echado, las primeras semanas tiras de compromiso y de fuerza de voluntad, si te estás planteando cambiar tu forma de organizarte para ser más productivo, empieza entrenando tu cerebro. En este fantástico post, mi colega y amigo Antonio José Masía describe los tres pasos que sigue la estructura cerebral para determinar la activación de un hábito:

  1. Una señal (visual, sensorial, emocional…) sirve de detonante e informa a nuestro cerebro que tiene que ponerse en modo automático, y por tanto, desencadenar un comportamiento habitual. Por ejemplo, si te has quitado de fumar, puede que el cigarrillo de después de comer haya sido uno de los que más te costará; el hecho de terminar de comer actuaba como señal detonante. Otro ejemplo puede ser abrir el correo al empezar a trabajar por la mañana; en este caso, la señal detonante podría ser sentarte en la mesa para empezar tu jornada laboral.
  2. Desarrollo de una rutina, como por ejemplo, en cuanto terminas de comer mejor que hacer lo mismo que hacías, quedarte sentado en la mesa o tomarte un café que relacionas con el cigarrillo, haz algo diferente como levantarte o recoger la mesa. Respecto a la señal de sentarte en la oficina para empezar  a trabajar, mejor que abrir tu programa de correo electrónico, si eres de las personas que a primera hora de la mañana tienes nivel máximo de energía, adquiere la rutina de consultar tu lista de acciones siguientes y elige aquella que mayor nivel de concentración te exige, seguramente será la que mayor valor añadido aporta a tu trabajo.
  3. Piensa en la recompensa que obtendrás cuando hayas completado la rutina. Al hilo de los ejemplos anteriores, la recompensa de levantarte y recoger la mesa puede ser que tendrás todo limpio y te puedes sentar un momento en el sofá a descansar o la de ponerte a trabajar en una de tus acciones que más valor añadido aportan a tu trabajo puede ser la satisfacción personal de avanzar en el rumbo que quieres y de conseguir resultados relevantes en tu trabajo.

Si eres un Trabajador de Conocimiento y quieres ser más productivo, te invito a reflexionar y buscar estos 3 pasos (Señal + Rutina + Recompensa) para cada uno de los 4 hábitos saludables que te propongo:

1.      Delega aquellas tareas que puede o debe hacer otra persona

Una vez has definido qué es lo que tienes delante y has decidido que sí requiere acción, es decir, tiene sentido hacer algo con ello, valora si tú eres la persona que debe hacerlo o si hay otra persona que debe o puede hacerlo de manera más eficiente que tú. Si estás en el segundo caso, delegar es el hábito a desarrollar y para tener controlados todas las acciones delegadas, organízalas en una lista y revísala al menos todas las semanas.

Pero ojo, delegar no es quitarte marrones sino ser más eficientes en la consecución de los resultados que quieres alcanzar centrándote en las tareas “core” de tu trabajo y dejando que los demás se centren en las suyas. Tampoco es quitarte trabajo de encima para tener más tiempo sino demostrar de manera genuina que cuentas con las personas para resolver lod problemas o superar los retos que se presentan en el día a día.

2.      No te inventes fechas

A no ser que seas adivino o te manejes bien con la bola de cristal, no te inventes fechas; no sólo es ineficiente sino que además, seguramente vas a incumplir los compromisos alcanzados contigo mismo y las consecuencias ya las sabes: estrés, frustración… Ya tenemos bastante con cumplir los compromisos con fecha objetiva adquiridos con otras personas como para además, flagelarnos inventándonos fechas que no vamos a cumplir.

Si sientes que algún trabajo no tiene fecha pero has adquirido el compromiso firme de resolverlo, no te preocupes, organízalo en tu lista de próximas acciones por contextos para hacerlo lo antes que te sea posible. En estos casos, sustituye tu parte creativa de inventarte fechas por tu parte disciplinada de revisar tus listas todos los días para decidir qué hacer y todas las semanas para mantener la fiabilidad de tu sistema.

3.      Utiliza listas separadas para organizar tu trabajo

Para cada una de las cosas que has procesado y te has comprometido hacer algo, las tienes que hacer tu y no dependen de fecha objetiva, pregúntate ¿Qué necesito para hacerla?

En lugar de anotar todas las acciones en una lista única, utiliza listas para cada una de las posibles respuestas: lugares, personas o herramientas y organiza todas las acciones según la necesidad que tengas para poder hacerlas.

En GTD, a éste hábito lo llamamos organizar las próximas acciones comprometidas en listas por contexto. Si para realizar varias acciones necesito un teléfono, crearía una lista llamada «Teléfono», si necesito estar en la oficina, la lista se llamaría «Oficina» y así para cada una de las posibilidades que te surjan.

4.      Revisa, revisa y revisa

Este hábito es fundamental y casualmente uno de los que más se suele evitar.

En la Revisiones Diarias, que realizarás varias veces al día para decidir qué hacer, lo primero es analizar tu calendario en donde están tus compromisos con fecha que sí o sí, tienes que hacer hoy: reuniones, plazos que finalizan…. A continuación, en los huecos que te quedan, consultas tu lista de acciones siguientes según el contexto en el que te encuentres y a ejecutar. La idea es hacer primero aquellas a las que podemos llegar tarde, es decir, las que tengan fecha límite, y después el resto.

En la Revisión Semanal, pones a punto tu sistema para mantener su fiabilidad: recopilas todo lo que ha quedado fuera de tus bandejas, las procesas vaciándolas, actualizas el estado de tus proyectos, tus próximas acciones, repasas tu lista “esta semana no” porque igual tiene sentido activar alguna acción o proyecto, evalúas tu “lista a la espera”…


Te animo a que para cada uno de los 4 hábitos, identifiques la señal detonante, definas la rutina que vas a llevar a cabo cuando se active y pienses en la recompensa que obtendrás cuando lo hayas hecho. Te aseguro que el resultado merecerá la pena.

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Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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