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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte I)


Si en tu trabajo tienes más cosas por hacer que tiempo disponible, si tienes que decidir qué hacer y qué dejar sin hacer, si muchas de tus tareas no son evidentes y tienes que invertir tiempo en definirlas, cómo escribió Peter Drucker hace unos años en “La era de la discontinuidad (1969)”,  eres un Trabajador del Conocimiento.

Te guste o no, si quieres mejorar tu efectividad tomando decisiones con eficacia y haciendo tu trabajo con eficiencia, primero tienes que pensar, invertir tiempo en definir tu trabajo y tomar decisiones sobre qué no tiene sentido hacer y qué sí. El objetivo, que cuando llegue la hora de hacer, enciendas el piloto automático y te  limites a eso, a hacer bien, sin interrupciones, estando a lo que estás.

¡Ya! Te estoy leyendo el pensamiento: que si esto está muy bien pero que el día a día es como es, complicado, con muchas urgencias, con multitud de interrupciones, el teléfono, el email, malditos ladrones de tiempo…Ante esta tesitura, tienes dos opciones; una es seguir echando balones fuera, me interrumpen, me roban el tiempo, es lo que me ha tocado en este tipo de trabajo; y la otra es mirarte al ombligo, pensar en ti, en cómo te organizas, en cómo estás empleando tu tiempo, cuáles son tus hábitos y si hay algo que no te funciona, tomar la determinación de cambiarlo.

Nadie ha dicho que el camino hacia efectividad personal sea fácil, al principio tendrás que tirar de fuerza de voluntad, te constará llevar a cabo los nuevos comportamientos pero cuando los hayas repetido durante varias semanas, no sólo no te sentirás forzad@ sino que formarán parte íntegra de tu forma de ser y de hacer, serán comportamientos que realizarás de manera natural, los habrás convertido en hábitos, como ponerte el cinturón de seguridad cuando te sientas en el coche. En el primer número de Productive Magazine, Franciso Saéz escribió un artículo titulado “Tus hábitos determinan tu productividad” e incluyó esta cita que me quedó grabada.

“Primero hacemos nuestros hábitos, después nuestros hábitos nos hacen a nosotros.” ~ Charles C. Noble

Si eres un Trabajador de Conocimiento y quieres ser más productivo, te invito a reflexionar sobre tu sistema de organización, tu forma de trabajar y te propongo 5 hábitos saludables para ser más productivo

1.      Captura las cosas que llegan a tu radar gestionando con eficacia las interrupciones

¿A quién no le han venido a la mente pensamientos cuando estaba concentrado en la terea? ¿A quién no le suena el móvil o le interrumpe un compañero cuando está intentando sacar adelante el “tocho” de informe que por fin se ha decidido a escribir?

La realidad es la que es y las interrupciones, tanto las que nuestro cerebro genera como las que vienen del exterior no las podemos evitar lo que sí podemos controlar es cómo nos relacionamos con ellas. Mejor que seguir dándole vueltas al tema que ha arrastrado tu pensamiento o que ponerte a hacer lo que tu compañero te acaba de pedir, captura la idea o la solicitud y continua con lo que estabas. Ya pensarás sobre ello cuando llegue el momento.

En GTD, a este hábito se le llama Recopilar o Capturar.

2.      Vacía tus bandejas de entrada dotando de significado y compromiso a las cosas

Con la frecuencia que tu consideres, proponte vaciar a 0 tus bandejas de entrada y digo vaciar porque como dice José Miguel Bolívar, una bandeja de entrada con una nota o con un mail es una bandeja llena y seguirá generándo estrés porque con toda seguridad, el mail que nos hemos dejado es el que nos obliga a pensar y a decidir y esto nos incomoda.

Para ello, identifica si lo que tienes delante es una obligación, un deber, un compromiso que puede esperar, un asunto relacionado directamente con tus responsabilidades, un marrón que te tienes que comer u otro que puedes no comértelo y debería estar en el plato de otra persona.

En GTD, a este hábito se le llama Procesar o Aclarar.

3.      Elimina todo lo que no te sea útil: cuidado con el Sr. Diógenes

Cuando te pongas a procesar una información, pregúntate si te puede ser útil y sólo en caso que te venga a la mente la situación concreta, con nombre y apellido, en la que te pude servir, guárdala.

Si tienes que estrujar tus neuronas para inventarte la situación, casi con toda seguridad que mejor que archivar la información, la opción más coherente será eliminar.

En GTD, a éste hábito se le llamar Eliminar.

4.      Móntate un Archivo para guardar sólo la información que te pueda ser útil en el futuro

Si has decido guardar la información tras haber identificado la situación concreta en la que te puede ser útil, archívala con eficacia para que cuando vayas a buscarla, la encuentres con eficiencia.

Archivar con eficacia es tener criterios coherentes para decidir dónde guardar la información, es tener un código para dar nombre a los documentos, es utilizar etiquetas con palabras clave relacionadas con el informe…

Encontrar con eficiencia es gastar menos tiempo en encontrar la información que el tiempo que has invertido en archivarla. Como norma general, deberías ser capaz de encontrar la información de manera automática. Para ello, es muy eficiente utilizar el buscador de documentos de tus sistema operativo utilizando palabras clave.

Comparto un artículo de cómo construir tu archivo de referencia utilizando GTD.

5.      Crea una o varias listas para organizar aquellas ideas, opciones o posibilidades con las que de momento, no te comprometes pero que en el futuro quizá sí

Todas aquellas ideas, posibilidades u opciones que hayas recopilado en tus bandejas de entrada y hayas decidido que de momento no vas a hacer nada, que en un futuro te pueden ser útiles y además, para activarlas vas a necesitar revisarlas, incúbalas. Para ello, organízate una lista separada del resto de cosas con las que sí te has comprometido hacer algo lo antes posible. La idea es no mezclar en las mismas listas opciones con niveles de compromiso diferentes: separar por un lado lo que sí me comprometo a hacer lo antes que pueda y por otro, lo que de momento, no me comprometo.

Que de momento no vayas  a hacer nada no significa que nunca vayas a hacer nada sino que la semana que viene, si las circunstancias acompañan, puede que les llegue el momento así que no tengas miedo de incubar tus cosas porque sí o sí, durante la revisión semanal de tus listas, vas a pensar y decidir sobre ellas.

En GTD, este hábito está integrado dentro del procesado o aclarado de tus cosas y se le llama Incubar.a


Si te planteas utilizar un método como GTD, la lista de hábitos se amplía a unas cuantas decenas y puede ser un buen comienzo adquirir los 5 hábitos que te propongo, ir paso a paso, hábito a hábito con el fin de adaptarte poco a poco a esta nueva forma de trabajar.

La semana que viene continuaré compartiendo contigo más hábitos saludables para mejorar tu productividad aunque si no quieres esperar, a continuación comparto contigo varios posts interesantes relacionados con el tema:

¡¡¡ Saludos y hasta la semana que viene!!!

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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