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¿Cómo Delegar con Eficacia usando GTD?


¿Eres consciente del precio que estás pagando por no delegar con eficacia?

…información que necesitas para seguir avanzado con tus proyectos y que tras varias semanas, no has recibido. Te acuerdas de ella cuando te pones a terminar.

…tareas que otros se han comprometido a resolver pero que todavía no se han finalizado.

…decisiones por tomar y que tras varias semanas, todo sigue igual.

¿Qué no es delegar en GTD?

Delegar no es pasar marrones que te debes comer ni quitarte trabajo de encima para disponer de más tiempo. En GTD, delegar es fruto de dotar de significado a las cosas . Es fruto de decidir si lo que tienes delante requiere acción inmediata. Sólo en caso que decidas que sí, valorarás si tiene sentido hacerlo tú o lo puede o debe hacer otra persona.

Delegar no es desentenderte y olvidarte. Si lo haces, entras en zona de riesgo ya que sigues siendo el responsable de resolver la situación o de alcanzar el resultado que persigues.

Si simplemente te limitas a quitarte trabajo de encima y no realizas seguimiento te pueden pasar varias cosas. Entre ellas, destaco las siguientes:

  1. Que no consigues los resultados que te habías comprometido en tiempo y / o en forma.
  2. Que las personas en las que delegas irán “aprendiendo”. Me explico, si no realizas seguimiento, puede que piensen que el asunto delegado no es relevante para ti, que lo hayas olvidado y si andan tienen más carga de trabajo que tiempo para hacerlo, lo más probable será que te pasen “al final de la lista”.

Delegar no es interrumpir continuamente a las personas para transmitirles lo que necesitas. Revisa si tienes varios temas con ella y aplica el concepto de “trabajo en lote”, todos los temas de una sola vez. También pregúntate si necesariamente tienes que hablarlo o puedes utilizar otra herramienta de comunicación como el mail.

Delegar no es dar instrucciones concretas de qué tiene que hacer la otra persona. Si delegas una acción siguiente, transmite lo que necesitas y que la otra persona valore cómo hacerlo. Si delegas un proyecto, transmite el resultado que quieres conseguir, define las condiciones de contorno que diría el Eugenio Moliní y ofrece tu disponibilidad para desatascar cualquier situación que pueda surgir en el camino.

A nadie nos gusta que nos digan que y cómo tenemos que hacer las cosas pero sí nos gusta que cuenten con nosotros para resolver problemas, situaciones o proyectos que van surgiendo en el día a día. Como escribí hace unas semanas, ofrece grados de libertad para que cada persona lo haga como mejor crea porque libertad es sinónimo de responsabilidad.

¿Qué es delegar en GTD?

En GTD, delegar es fruto de dotar de significado a las cosas que llegan a tus bandejas de entrada. Es fruto de haber decidido que sí requiere acción y de haber respondido afirmativamente a la pregunta ¿Lo puede, debe o tiene que hacer otra persona que no soy yo?

Una vez hayas delegado, anótalo en tu “lista a la espera” y revísala todas las semanas. Lógicamente, si estás esperando algo y el plazo se te echa encima, puede que necesites revisar con más frecuencia. Para estos casos me es útil etiquetar los proyectos o las acciones con los tags #diaria o #semanal.

Tu “lista a la espera” es el inventario completo donde tienes organizadas todas las acciones o proyectos que pueden o deben hacer otras personas o empresas, algún libro prestado, preguntas que todavía no te han respondido, asuntos que tienes pendientes de confirmación, productos que has comprado online y que todavía no has recibido, informes que no te han llegado…


Actualmente, tengo organizadas en mi lista a la espera más del 35 % de mis próximas acciones y es que no me veo buscando en SAP el código del contrato que necesito ampliar sino que mi compañera de compras, acostumbrada a trabajar con el programa lo va a resolver con mucha más eficiencia que yo. Tampoco es lo mío realizar una reforma en el programa de control del proceso de planta de producción pero sí resolver la ineficiencia detectada; para ello prefiero delegar el cambio de lógica en uno de mis proveedores de servicios mucho más experimentados que yo. Como comprobaréis, delegar en GTD no es quitarse marrones sino ser más eficientes en la consecución de los resultados que queremos alcanzar centrándonos en las tareas “core” de nuestro trabajo y dejando que los demás se centren en las suyas.

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Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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4 Respuesta

  • David Sánchez en 7 Abril, 2015, 08:55:23

    Hola Jesús,
    creo que has diseccionado perfectamente lo que es “delegar” en GTD. Para mi es uno de esos hábitos que te aportan mucho valor y que es relativamente sencillo de implantar. Eso si, hay que tener en cuenta todo eso que indicas: saber a quién, para qué delegas, qué esperas, comunicar bien lo que esperas,… En definitiva algo muy diferente a lo que habitualmente hace la gente.

    Además, es muy importante remarcar el carácter “esférico” de delegar con GTD: pasa de ser un concepto tradicionalmente jerárquico a ser un concepto meramente eficiente.

    Un abrazo!

    Responder aDavid
    • Jesús Serrano Ducar en 8 Abril, 2015, 10:40:30

      Muchas gracias tu comentario David.
      Como comentas, tradicionalmente el concepto “delegar” quedaba relegado a jerarquías pero en GTD, es algo mucho más amplio; compro la idea de “delegación esférica” .
      En mi caso, delegar con la lista a la espera también ha sido uno de los hábitos que me ha aportado mucho valor y junto con las revisiones, gran sensación de control.
      Abrazos y a seguir bien.

      Responder aJesús

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