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6 razones por las que GTD es Flexibilidad


¿Te suena llegar a casa tras un duro día de trabajo con la sensación de no haber avanzado en tus proyectos?

¿Y aquel día que llegaste con la sensación de haber aprovechado al máximo tú tiempo obteniendo resultados relevantes?

En el primer caso, te veo todo el día trabajando según van apareciendo nuevas tareas (llamadas de teléfono, emails, compromisos adquiridos en reuniones…).

En el segundo, te veo concentrado, enfocado en la tarea y gestionando con eficacia las interrupciones de tu día a día y los nuevos compromisos que seguro no son pocos.

La cuestión es: ¿Qué te aporta más flexibilidad? ¿Trabajar en Modo 1, sin un método, con aparente libertad, o en Modo 2, utilizando criterios objetivos para decidir qué hacer y una vez te enfrascas en la tarea, mantienes la concentración hasta completarla?

Tras leer con curiosidad el interesante debate de la semana pasada en el blog del maestro Jerónimo Sánchez sobre si Tiene sentido un GTD light y analizar los comentarios de un post escrito por Amalio Rey hace un par de años, capture una reflexión para compartirla en el blog: ¿Por qué se piensa que GTD aporta rigidez cuando a mí me aporta flexibilidad?

Dándole vueltas a comentarios y reflexiones…que si GTD es un sistema que encorseta, que si GTD limita tu creatividad, que si GTD aporta rigidez, que si GTD no es apto para todo tipo de personas…he llegado a la conclusión de que las personas que lo afirman no han usado «GTD full equipe».

Según mi experiencia, nada más lejos de la realidad. Si Productividad Personal es tomar buenas decisiones sobre qué hacer, qué no hacer y ejecutar con eficiencia la tarea para ir hacia dónde quieres ir, GTD es el método que te ayuda a conseguirlo, de manera flexible y adaptable tanto a ti, cómo persona con tus intereses, gustos y manías, como a tus circunstancias del día a día.

Flexibilidad es decidir cómo te lo montas

Si bien la esencia de GTD, los “qués”, son los que son y no hay lugar a modificación, simplificación, optimización o adaptación, los “cómos” son adaptables a las particularidades, gustos, manías o preferencias de las personas que se plantean ser más productivas y utilizar GTD.

¿A qué no te planteas “tunear” tu esencia como persona, tu propósito, tus valores y principios? A GTD le sucede lo mismo, la esencia es la que es.

Pero… ¿a qué si te planteas vivir en una casa o en un piso, ir a trabajar en coche o en transporte público, llevar a los niños a este colegio o al otro? A GTD, le sucede lo mismo. Los “cómos” son adaptables a las particularidades de las personas que deciden con compromiso utilizar la metodología.

Flexibilidad es decidir qué hacer en cada momento y sentirte bien por ello

Dice David Allen que sólo te sientes bien por lo que no haces cuando sabes lo que no haces y este es el quid de la cuestión. Con GTD tienes un mapa con todas las opciones que tiene sentido llevar a cabo y te has comprometido resolver. Decidir qué hacer sabiendo lo que dejas sin hacer es clave para mantener el foco en la terea sin distracciones, sin auto-interrupciones, sin estrés.

Si estoy en la oficina, ¿de qué me sirve acordarme que tengo que comprar pañales para la niña o pasar por la farmacia a comprar leche? Y si estoy en casa tranquilamente leyendo, ¿de qué me sirve acordarme del informe que tengo que comentar con mi jefe? Sinceramente, de nada. GTD te recordará los pañales y la leche cuando estés de compras, y te recordará lo que tienes que decirle a tu jefe cuando estés con él en la oficina.

¿Hay algo que te aporte más flexibilidad que un método que te recuerdo lo que tienes que hacer cuando puedes hacer algo por ello?

Flexibilidad es coherencia entre tus acciones y tus compromisos

David Allen dice que el estrés es el resultado de gestionar mal tus compromisos, los que has contraído contigo y con los demás.

Si gestionar bien un compromiso es cumplir el plazo, entregar u obtener un  resultado de calidad, ser eficaz en la toma de decisiones y eficiente en la ejecución, GTD te ofrece la solución.

¿Hay algo que te aporte más flexibilidad que estar seguro de que vas a gestionar bien tus compromisos?

Flexibilidad es la sensación de control que te aporta la revisión semanal

Durante la revisión semanal, vacías a 0 todas tus bandejas, tus lugares en  donde vas acumulando cosas, analizas tus compromisos para las próximas semanas, cómo avanzan tus frentes abiertos, pones al día tus listas…

¿Hay algo que te permita ser más creativo que la tranquilidad de saber que tienes procesadas y organizadas todas las ideas, informaciones, acciones, proyectos…que han llegado a tu vida?

Flexibilidad es tener un mapa que te oriente en tú día a día y en el largo plazo

Una vez tienes el control de tú día a día, llega el momento de pensar en horizontes temporales mayores como el medio y el largo plazo.

Trabajando la perspectiva de GTD conectarás tus acciones (el día a día) con tus objetivos, metas y visiones (años vista). El nexo de unión serán los proyectos o frentes que tienes abiertos (meses).

¿Hay algo que te aporte más flexibilidad que la confianza de saber que todas las semanas revisas tu situación en el mapa y aplicas los ajustes de rumbo que tiene sentido realizar para llegar a donde quieres ir?

Flexibilidad es equilibrio

¿Cómo te sientes con la evolución de tus áreas de responsabilidad: tu familia, tu trabajo, tu carrera profesional, tus amigos, tu salud, tus hobbies…? ¿Te centras mucho en un área en particular y desatiendes otras?

Desarrollar y mantener al día esta parte de perspectiva de GTD es brutal para tu equilibrio y tu bien estar.

Durante la revisión semanal de mi sistema, he adquirido el hábito de reflexionar 5 minutos sobre la situación de cada una de mis áreas de responsabilidad para realizar ajustes de rumbo en caso necesario.

¿Hay algo que te aporte más flexibilidad que disponer de la información sobre cómo evolucionan tus áreas vitales, cómo te sientes con ello y poder realizar los ajustes que consideres?


Si sigues pensando que GTD es un método que encorseta y que limita tu creatividad en lugar de un método que te aporta flexibilidad en tu día a día, ¿me cuentas tus razones? Te lo agradere enormemente.

Por otro lado, si estás de acuerdo conmigo en que GTD es flexibilidad y se te ocurren más razones, me gustaría conocerlas, seguro que hay unas cuantas más.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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