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Perspectiva en GTD: proyectos


Continuando con la serie de post sobre perspectiva de GTD que empecé hace unos meses, hoy voy a escribir sobre proyectos. El propósito es clarificar qué son los proyectos en GTD, cuándo revisarlos y por qué es útil y relevante pensar en este nivel.

 ¿Qué es un proyecto en GTD?

En GTD, un proyecto es cualquier resultado que quieres conseguir, que requiere más de una acción para ser completado y que como máximo, se va a prologar durante un año.

Ya lo sé, esa no es la idea que tenías en mente para definir la palabra “proyecto”. Puede que estés pensando que un proyecto es un conjunto de documentos en donde se explican las condiciones de ejecución de una obra, fabricación, montaje, instalación o máquina. O puede que estés pensando que un proyecto es un trabajo de cierta envergadura integrado por un conjunto de actividades inter-relacionadas para alcanzar un objetivo específico.

Sí, estás en lo cierto, nos entendemos. David Allen no estuvo muy afortunado cuando eligió la palabra “proyecto” para ilustrar el concepto pero al igual que sierra puede ser una herramienta de corte o una cordillera de montañas, proyecto puede ser un conjunto de documentos y especificaciones o un resultado que quieres conseguir y que requiere más de una paso para ser completado en menos de un año.

 ¿Cómo integrar este nivel de perspectiva en tu sistema?

El formato típico es una lista de proyectos específica, por supuesto separada de tus próximas acciones comprometidas.

Hago hincapié en que sean listas separadas porque el enfoque a la hora de revisar las próximas acciones en tú día a día y los proyectos en la revisión semanal es diametralmente opuesto. Si la clave al revisar tus próximas acciones es decidir qué es lo que tienes que hacer, el objetivo de revisar tu lista de proyectos es plantearte qué necesitas para completar el resultado.

Claves para definir tus proyectos

Hace unas semanas leí un post de José Miguel Bolívar en el que hablaba de verbos de proyecto y de verbos de acción que comparto aquí por si quieres profundizar. La idea subyacente es que las acciones se hacen y los proyectos no. Comparto otro post que escribió Antonio José Masiá reflexionando sobre esta idea.

Algunos verbos de proyectos, de los que no están asociados directamente a una acción física, son finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, disfrutar…

La pregunta a responder es “¿Qué tienes que finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, disfrutar?

Dos criterios para definir con precisión tus proyectos

  1. Emplea sólo verbos de proyecto, de los que no implican acción física y utiliza el tiempo pasado. Importante, no olvides nunca el verbo.
  2. Plantéate la pregunta: ¿Qué quiero finalizar, disfrutar, resolver…? La respuesta será el cuerpo de la definición del proyecto.

Un ejemplo para clarificar lo que acabo de comentar

Un proyecto definido de manera no muy certera sería: “Post Niveles de perspectiva en GTD: Proyectos ”

En este caso, la definición no incluye verbo, un error típico, y tampoco define el resultado que quieres conseguir. Simplemente precisa un recordatorio del título de un post.

Este mismo proyecto definido con precisión sería: “Publicado un post para el blog titulado Niveles de perspectiva en GTD: Proyectos”

Incluye verbo de proyecto, publicar y es la respuesta a la pregunta ¿Qué quiero publicar en el blog?, un post titulado “Niveles de perspectiva en GTD: Proyectos”. Está en tiempo pasado, como si ya lo hubiera conseguido y no implica una acción física concreta. ¿Os imagináis qué hago para publicar un post? Buscar en el jardín de ideas el tema sobre el que voy a escribir, dibujar un mapa mental con la estructura y contenidos, leer y guardar links de otros blogs para enlazarlos, escribir el post sobre la plantilla de word que utilizo habitualmente, buscar y guardar en el servidor una foto que refuerce el mensaje que quiero transmitir…Todo esto son acciones físicas que me acercan hacia la consecución del resultado “Publicado un post para el blog titulado Niveles de perspectiva en GTD: Proyectos”.

No confundas proyectos con acciones

Al hilo de lo que acabo de proyectar en el ejemplo anterior y como plantea José Miguel Bolívar en este fantástico post, en GTD los proyectos no se hacen sino que son el resultado de completar una serie de acciones, no hay ninguna acción física asociada directamente a publicar.

No confundas proyectos con objetivos

Un error muy común al empezar a utilizar GTD es incluir objetivos en tu lista de proyectos. La razón, que la gente llama proyecto a lo que en GTD llamamos objetivo.

La diferencia fundamental entre proyecto y objetivo está en la frecuencia de revisión. Tu lista de proyectos la revisas todas las semanas y ves que tiene sentido hacerlo así y tu lista de objetivos la revisas con menor frecuencia. En mi caso, la reviso todos los meses, tras haber revisado la lista de proyectos. De esta manera, dispongo de información fiable y actualizada de qué proyectos he completado y qué frentes tengo abiertos para acercarme a mis objetivos.

Comparto un ejemplo para ilustrar la idea

Uno de mis objetivos es “Disfruto de unas vacaciones en Australia con mi familia y visito a mi amigo Brian en el invierno de 2018”. En este caso, es evidente que no tendría sentido revisarlo semanalmente, no sería útil ni eficiente preguntarme todos los viernes qué tengo que hacer para completar el resultado.

Por otro lado, varios proyectos que tengo en mi lista, que me acercan al objetivo y que sí tiene sentido revisar semanalmente son “Analizados y tabulados los precios y los horarios de los vuelos de 3 agencias diferentes para viajar de Madrid a Melbourne”, “Comprada y entregada la guía de viajes de Australia de Lonely Planet”, “Definido y puesto en marcha un plan de ahorro para financiar mis vacaciones a Australia”.

¿Cuándo revisar tu lista de proyectos?

Sí o sí, todas las semanas, integrado en tu revisión semanal. Adicionalmente, puedes plantearte hacer la revisión de tu lista de proyectos si tienes la sensación de que algún proyecto no avanza y no quieres esperar a la revisión semanal, si tienes el compromiso de completar el proyecto antes de la próxima revisión semanal o siempre que creas haber perdido el control de tus criterios de decisión a nivel de acción, en tu día a día.

¿Por qué invertir tiempo en pensar a nivel de proyectos?

Pensar a nivel de acción es algo que no puedes evitar, no te queda más remedio que decidir qué hacer. Pensar a largo plazo, en tus visiones de futuro, en tus metas y objetivos aunque no sea muy común, también es una práctica que quien más y quien menos lo ha hecho pero ¿cómo conectas tus acciones del día a día con tus visiones y metas a largo plazo?

En la mayoría de los casos, no existe tal nexo. Las personas se centran en el día a día y a veces, piensan en el futuro a largo plazo pero sin aterrizarlo ni conectarlo con el medio plazo: ¿qué voy a hacer en las próximas semanas o meses para acercarme a mis objetivos, a mis visiones? Revisando tu lista de proyectos conectarás dos horizontes temporales que por lo general, las personas tendemos a no relacionar, el día a día y el futuro a más de un año vista.

Imaginad un deportista de alto rendimiento, que sólo se dedicara a salir al campo los fines de semana y competir con su adversario. A que no sois capaces de visualizarlo. Durante los 6 días anteriores al enfrentamiento, habrá reflexionado y elaborado estrategias, habrá entrenado para estar físicamente al 100 %, habrá analizado al rival, sus puntos fuertes y débiles…

Tu eres un trabajador del conocimiento, si quieres convertirte en un profesional de alto rendimiento, decidir con eficacia qué hacer y ejecutar con eficiencia tus próximas acciones, invierte tiempo en definir tus proyectos y reflexiona sobre el avance de los mismos dejando fluir tu lado creativo y elaborando tu estrategia para salir con perspectiva al terreno de juego de la vida.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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3 Respuesta

  • manuel miguel en 28 febrero, 2015, 12:10:55

    Muchas gracias Jesús por tu explicación, me ha servido de mucha utilidad para completar mi comprensión sobre proyectos, objetivos y los matices y diferencias
    Manuel Miguel

    Responder amanuel
    • Jesús Serrano Ducar en 28 febrero, 2015, 13:14:46

      Muchas gracias por tu comentario y por pasarte por el blog Manuel Miguel.
      Me alegra que te haya sido útil el post. He tratado de darle un enfoque práctico ya que este nivel de perspectiva es clave para conectar el día a día con el largo plazo, el nivel de acciones con el nivel de objetivos, metas y visiones.
      Saludos y feliz sábado.
      Jesús

      Responder aJesús

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