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Mateo y la Matriz de Autogestión de GTD


¿Conoces los diferentes estados productivos definidos por David Allen en Haz que Funcione?
¿Sabes en qué nivel estás?
¿Te gustaría saberlo?
Puede que sea tu primer paso para ser más productivo utilizando GTD

Mateo es ingeniero y trabaja en una empresa del sector de la automoción. Los primeros dos años trabajó en el Departamento de Mantenimiento y posteriormente cambió de puesto al Departamento de Ingeniería y Nuevos Desarrollos. Actualmente, junto a Eli, su mujer, han creado una empresa de servicios de formación y compagina ambos puestos de trabajo.

Era el año 2002, Mateo termino sus estudios universitarios y tuvo la suerte de empezar a trabajar en la empresa que trabaja actualmente. Su sistema de organización personal le funcionaba, su capacidad de decisión era limitada y el trabajo, en muchos casos, le venía definido. Además, tenía tiempo suficiente para terminarlo todo.

Mateo, Víctima y El que responde

Cuando en el año 2004 cambió de puesto, empezó a sentir ciertos niveles de estrés. El trabajo no era evidente, no le daba tiempo a terminar todo y el hecho de dejar cosas sin hacer le hacía sentir cierta falta de responsabilidad. Sentía que estaba todo el día inmerso en una tormenta, ocupándose simplemente de lo último, lo más llamativo, lo urgente, se pasaba el día apagando fuegos y dejando que las cosas consideradas no críticas se le acumularan. Su función era mantener el buque a flote, que no se hundiera, el rumbo y los objetivos eran irrelevantes. Con el paso de los años, su actitud se fue extremando hacia el lado reactivo, no asumía los cambios y se auto-protegía pensando que no tenía otra opción, que era víctima de las circunstancias, que es lo que le había tocado.
El problema en sí no era estar en esta situación en algún momento u otro sino que ello era lo habitual, su estado permanente. La buena noticia es que su capacidad de respuesta era inmediata y la facilidad para aprender metodologías productivas como GTD era elevada, no necesitaba desaprender prácticamente nada.

Mateo, Micro-Gestor e Implementador

Al cabo de dos años, sus niveles de estrés eran tales que tenía dificultades para dormir, dolores frecuentes de cabeza y siendo consciente de que necesitaba mejorar su sistema de organización personal y aumentar su productividad, exploró diferentes opciones. De entre todas, la metodología GTD fue una de las que más le atrajo así que decidió asistir a un taller de formación.
Tras varios meses utilizando el método, sus niveles de estrés empezaron a reducirse, su sensación de que algo le iba a explotar desapareció y fue adquiriendo poco a poco los hábitos productivos en los que se basa GTD. La herramienta en la que documentaba todas sus acciones y proyectos fue un cuaderno de anillas, con lápiz y papel era suficiente para ir convirtiendo sus comportamientos productivos en hábitos naturales, su manera normal de trabajar.
Una vez adquiridos los hábitos, llegó a obsesionarse por el método en sí hasta tal punto que enfatizaba en exceso la estructura y los procesos de control. Tenía tendencia a sobre-organizar y buscar más control del necesario porque sintiendo control eliminaba sus sensaciones de estrés. Se había convertido en una persona que invertía más tiempo en tener todo perfectamente organizado, grapado, por carpetas, los armarios perfectamente etiquetados que en resolver sus asuntos más importantes. Además, cualquier carpeta encima de la mesa o la bandeja de entrada con muy pocas cosas recopiladas le hacían sentir una sensación de descontrol excesiva que tenía que corregir de inmediato.
El problema de Mateo era que estaba dando más importancia al sistema que a mantener el equilibrio de sus áreas de responsabilidad y trabajar en línea con sus objetivos. El exceso de organización le llevó a perder el sentido y a convertirse en una persona ineficaz e ineficiente. El reto para Mateo era determinar cuándo la estructura y el sistema eran suficientes.

Jesús, su colaborador, Creador Loco y Visionario

Jesús trabajaba en el departamento de Ingeniería y Nuevos Desarrollos que coordinaba Mateo. Era una persona muy creativa pero con dificultad para concentrarse en una sola de sus ideas. Jesús tenía un elevado nivel de perspectiva y capacidad para mirar al futuro pero con poco control para implementar sus visiones.
Cuando se reunía con Mateo solía chocar porque veía que todas las ideas a que aportaba, sus visiones de futuro para nuevos desarrollos, sus ingenios para resolver determinados problemas eran minadas con críticas destructivas, objeciones y problemas. Pensaba que era lo que se llevaba en el departamento, organización excesiva y necesidad de sentir todo controlado, mínima innovación era sinónimo de máxima sensación de organización.

Mateo, Comandante en Jefe

Tras varios años utilizando GTD, Mateo alcanzó un equilibrio entre control y perspectiva. La sensación de estrés desapareció de su vida y fue sustituida por un “fluir” constante. Ahora conducía el barco a través del oleaje, del viento y de la marea con ligeros toques de timón y la vista puesta en el horizonte. Dejó de organizar por separado las diferentes áreas de su vida (Responsable de Departamento, Familia, Empresa Familiar), ya no había conflicto entre ellas y a su vez todas estaban en el equilibrio.
Identificó que el secreto no radica en las cosas que haces sino en la forma que te comprometes con lo que haces, en aprender a caminar con equilibrio entre la función y la forma, la visión y la ejecución, el control y la perspectiva.
Actualmente, tiene momentos en los que dadas las circunstancias en las que se encuentra o una excesiva carga de trabajo puntual se traslada hacia estados de “El que responde” o “Implementador” pero esto son situaciones ocasionales y para nada se convierten en su estado habitual. Mateo está en un equilibrio inestable que requiere constancia para mantenerse. El riesgo que corre es la auto-complacencia, el sentirse que ya no necesita mirar al futuro.

¿Te animas a montar al tren de la productividad?

Si al igual que Mateo, te gustaría fluir en el estado Comandante en Jefe, ser una persona más productiva y reducir tus niveles de estrés, te animo a que definas tu punto de partida, el estado productivo en el que te encuentras habitualmente y te plantees utilizar GTD para llegar al estado que te propongas. Getting Things Done es, un método que funciona, te lo digo por experiencia.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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