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Combate el Síndrome de Diógenes Digital con GTD


¿Eres víctima del Síndrome de Diógenes Digital?

¿A veces? ¿Siempre? ¿De forma sistemática en el trabajo pero no en casa? ¿Al contrario?

Hace unas semanas cambiamos la aplicación de gestión de correo electrónico. Hemos despedido a Lotus Notes y estamos dando la bienvenida a Outllook. El hecho es que desde el Departamento de Sistemas hemos recibido varios correos sobre cómo recuperar “la pila” de correos almacenados en Lotus Notes desde hace más de 10 años, que prácticamente no he consultado pero que se comenta que son imprescindible migrar. Me he propuesto no hacerlo y no por talibán, puedo consultarlos porque todavía tengo instalado Lotus, sino porque estoy poniendo a prueba si todos los correos tan importantes, tan críticos y tan…que archivamos históricamente, lo son tal o simplemente son síntoma del Síndrome de Diógenes Digital, (SDD).

El hecho de que el coste de almacenamiento de información digital haya descendido tanto (podemos comprar un disco duro de tres terabytes por menos de 100 euros o contratar espacio en la nube a precios muy baratos) nos ha encauzado hacia el SDD: fotografías por triplicado (por supuesto, guardamos las 3 tentativas que hicimos hasta que quedó bien y nos decimos: “Como casi no ocupan espacio”), documentos de trabajo finalizados pero de los que guardamos hasta el primer borrador (“Por si acaso en un futuro….), correos electrónicos a mares, muchas veces incluso aquellos mensajes publicitarios que etiquetamos como spam (”¿Quién sabe si tendré que volver algún día a consultarlo? Por si acaso lo guardo).

Si al bajo coste de almacenamiento, le sumamos los cambios en los modelos de comunicación y la abundancia de información, el resultado es que los archivos personales se convierten en lugares inhóspitos y muy poco usables. Un lastre para tu productividad personal si la búsqueda de la propuesta que enviaste a un cliente hace dos meses se convierte en una tarea propia de un investigador. Si la encuentras perfecto porque puede darse el caso que entre tanto documento editado y tantas versiones no tengas claro cuál es la definitiva….En fin, que el SDD no sólo es un hábito improductivo sino que además, convierte tu archivo en una herramienta ineficiente e ineficaz.

Si quieres optimizar tu sistema de archivado, ser más productivo y aprovecharte de los avances tecnológicos, disponer de tu información a unos pocos clicks, estés donde estés, GTD pone en tus manos criterios objetivos para decidir qué hacer con toda la información que recibes y que actualmente, por defecto, tiendes a archivar. Olvídate de los “Por si acaso” y pasa al ¿En qué situación esta información me puede ser útil?

Siguiendo el WorkFlow de GTD, cuando procesas las cosas que llegan a tus bandejas de entrada, las dotas de significado y decides si tienes que hacer algo con ello o no. Si concluyes que de momento no vas a hacer nada y en un futuro no necesitas revisarlo para volver a ellas (algunos ejemplos son la garantía del televisor, la última versión de un informe o la revista técnica de tu especialidad…) estás ante información que o bien la organizas en el Archivo o bien la tiras a la Basura. La tendencia natural es dejarte llevar por Diógenes y guardar casi todo. GTD cambia el foco y desde un punto de vista pragmático, lo que propone es sólo guardar aquello para lo cual eres capaz de identificar un escenario en el que la información te puede ser útil en el futuro. Por ejemplo, si tienes un problema con la nueva televisión y tienes que usar la garantía, si estás trabajando en un proyecto cuya idea original proviene de un artículo de la revista especializada en tu materia…echarás mano de tu archivo para encontrar la información.

Amparados bajo al antiguo paradigma en el que la información era sinónimo de poder, Diógenes tenía cierto sentido. En los tiempos que vivimos, el guardar por guardar no sólo añade ruido a tu archivo sino que lo convierte en una herramienta ineficaz e ineficiente. Los tiempos han cambiado, la información es abundante y ha dejado de tener valor per sé. Entre tanta nube, los criterios para decidir qué guardar se han nublado, estamos en una niebla permanente y el famoso “Guardar por si acaso” se ha convertido en una práctica habitual y un lastre para la productividad de los trabajadores del conocimiento. Hoy en día, en el Siglo XXI, lo que aporta valor a los profesionales es tener un archivo eficaz y eficiente, en el que encontrar información sea sencillo porque la clave no es almacenar mucha información, la clave es convertirla en conocimiento y tener un sistema de archivo efectivo puede ser un primer paso.

Tanto si te estás planteando utilizar GTD como si estás buscando una manera de ser más productivo mejorando la efectividad de tu archivo, te propongo que antes de hacer click en guardar, te hagas esta pregunta: ¿En qué situación esta información me puede ser útil? Si eres capaz de identificar al menos una situación en la que te puede servir, perfecto, click en guardar pero si te cuesta y tienes que exprimir tus neuronas para inventarte una hipotética situación, mejor que en guardar haz click en borrar.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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