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GTD: usa con efectividad tu calendario


¿Usas tu calendario como recordatorio de tus tareas?

¿Y qué tal te va?

Cuando yo lo hacía, recuerdo verme todos los días cambiando tareas de lunes a martes y de martes a viernes. En fin, dejé de usarlo porque no solo era inútil e ineficiente, sino que además el hecho de no hacer las tareas que deseaba me provocaba sensación de estrés, agobio y frustración.

Para resolver este hábito, que por cierto, es muy improductivo, Getting Things Done ofrece una perla preciosa: el uso efectivo del calendario. Te ayudará a mejorar el control de tu trabajo y aumentará tu capacidad de organización.

“El calendario es el duro paisaje de tu día a día: los acontecimientos inamovibles en la que debes encajar todo lo demás” David Allen

¿Y qué son acontecimientos inamovibles?

José Miguel Bolívar, en este magnífico post, aclara que en el calendario sólo se anotan los compromisos que caducan, los que te has comprometido hacer en una fecha y hora determinada o antes de una fecha. Aquellos que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Utiliza tu calendario, sólo, para anotar citas, cosas para hacer en un día determinado o como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que decidir en una fecha determinada.

Algunas claves para el uso efectivo del calendario

No uses tu calendario como una lista de deseos

Hay muchas cosas que nos gustaría hacer, ideas que desarrollar, proyectos que nos atraen pero la realidad es la que es, tenemos más trabajo que tiempo para hacer y por lo tanto, muchas de las tareas que te gustaría hacer es probable no las puedas llevar a cabo por ahora.

Si lo haces, al tener que pasar tareas de un día para otro no sólo estás siendo ineficiente sino que además, es probable que te provoque frustración por no hacer lo que deseabas, aunque no tuviera sentido hacerlo dadas las circunstancias con las que se ha desarrollado el día.

Anota sólo compromisos con fecha objetiva

Abre la puerta a tu calendario sólo a acciones siguientes que te has comprometido llevar a cabo con otra persona en una fecha o antes de una fecha. Algunos ejemplos  son reuniones, citas con el médico, compromiso con el taller en llevar el coche para cambiar el aceite…

Asertividad ante nuevos compromisos

Es habitual asistir a reuniones en las tus aportaciones ni son útiles, ni son relevantes y tu ausencia podría pasar desapercibida. En esos casos, comunicación directa y asertiva; ya sabes que una parte importante de tus resultados dependen del uso que haces de tu tiempo; si lo haces para asistir a reuniones en las que tus aportaciones son inocuas, piénsalo dos veces antes de aceptar la invitación.

No permitas que ninguna aplicación ni red social manoseé tu calendario sin permiso

Recuerdo cuando empecé a utilizar Google Calendar, la configuración por defecto permitía que desde Google + me anotaran citas en el calendario…uff, horror al ver que semana sí y semana también me aparecían eventos de una organización que por lo visto, tenía costumbre de meterse en el calendario de terceras personas, sin preguntar, y anotar los eventos publicitarios que celebraba a lo largo de la geografía española.

Cumple los compromisos adquiridos con terceras personas

Si has aclarado lo que anotas en tu calendario y te has comprometido a hacerlo, cumple. Puntualmente puedes tener algún imprevisto y aplazar tu compromiso pero si esto se convierte en una práctica habitual, o eres excesivamente voluntarioso o tu nivel de compromiso es deficitario o tienes un problema de organización.

Revisa tu calendario a primera hora del día, todos los días

Te ofrecerá un panorama de tus compromisos del día, aquellos ineludibles. También sabrás los huecos de tiempo disponibles para definir tu trabajo y hacer tus acciones siguientes organizadas por contextos.

Revisa tu calendario durante la revisión semanal

Sube unos metros y observa el horizonte temporal a unas cuantas semanas vistas. Obtendrás información sobre los compromisos que te esperan.


Si conoces GTD ya sabes lo que significa usar el calendario con efectividad. Por otro lado, si sientes la necesidad de mejorar tus resultados, de tener más control sobre tu trabajo y de reducir tus niveles de estrés, GTD puede ser tu metodología y el uso del calendario con efectividad tu punto de partida: utiliza tu calendario sólo para anotar los compromisos asociados a una fecha objetiva, definida con o por un tercero, aquellos que o los haces en una fecha o antes de una fecha o ya no tendrá sentido hacerlos.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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6 Respuesta

  • Jordi Sánchez en 9 Abril, 2015, 11:53:17

    Un buen resumen sobre cómo usar adecuadamente un calendario, muchas gracias Jesús 🙂

    Responder aJordi
    • Jesús Serrano Ducar en 10 Abril, 2015, 12:25:15

      Hola Jordi, me alegra que te haya resultado útil la recopilación.
      Gracias por pasarte por el blog 🙂

      Responder aJesús
  • Maite en 11 Abril, 2015, 18:13:14

    Hi! Me ha llegado tu artículo en el momento más oportuno. Me encanta tu estilo. Gracias.

    Responder aMaite
    • Jesús Serrano Ducar en 11 Abril, 2015, 23:10:40

      Hola Maite, muchas gracias por pasarte por el blog, me alegra que te haya gustado el artículo y te haya llegado en un momento clave; justo esta mañana me ha pasado lo mismo con el blog “Zumo de empleo”, de recursos humanos. Si quieres, puedes suscribirte en la ventana que se abre al acceder al blog, de esta manera, te llegarán automáticamente al email los nuevos artículos sobre productividad personal que voy publicando.
      Muchas gracias por pasarte por el blog y un saludo,
      Jesús Serrano

      Responder aJesús
  • Hans Knöpfelmacher en 13 Abril, 2015, 10:16:26

    Muchas gracias por el post, algunas veces se me complica ordenar, Outlook, Evernote el calendario del Iphone y del mismo Outlook ¿tienes alguna recomendación para ello? Nuevamente muchas gracias!

    Responder aHans
    • Jesús Serrano Ducar en 13 Abril, 2015, 13:54:03

      Hola Hans,
      Muchas gracias por tu comentario y por pasarte por el blog.
      Respecto al uso de varios calendarios, lo que recomiendo es minimizar el número de calendarios y gestionarlos con vistas únicas. Por ejemplo, en iphone tienes la opción de conectar tanto el icalendar como GoogleCalendar o el mismo calendario de Outlook y gestionarlos todos en una vista. Si quieres más información sobre cómo realizar la configuración me comentas y te lo comparto.
      Saludos y me alegra que te haya resultado útil el post.

      Responder aJesús

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