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El poder de los contextos en GTD


Hace años, antes de utilizar GTD, para ordenar mis tareas empleaba una lista única en word en donde anotaba lo que tenía que hacer a modo de recordatorio. ¿Cuáles fueron las consecuencias? Ninguna porque no la usaba.

Posteriormente y tras asistir a un curso de gestión del tiempo, procesé la lista única transformándola a excel. A cada tarea le asignaba un nivel de prioridad según consideraba que era importante y urgente (Prioridad 1), urgente (Prioridad 2), importante (Prioridad 3) y ni urgente ni importante (Prioridad 4). ¿Cuáles fueron las consecuencias? Si bien logré reducir el volumen de tareas por lista, estaba continuamente cambiando de prioridad 1 a 3, de 3 a 1….En fin, de nuevo, esta era una lista poco usable y para colmo, frustrante y estresante al ver cómo las cosas no urgentes se iban convirtiendo en urgentes y al contrario.

Cuando descubrí GTD, el contexto fue una liberación y uno de los conceptos de la metodología que más me atrajo. Todavía siento el cambio que supuso en mi productividad empezar a utilizarlos…”no hay nada más gratificante que estar esperando a que empiece una reunión, consultar el contexto teléfono y quitarte 2 o 3 llamadas en los 10 minutos de espera”.

¿Qué es el contexto en GTD?

En GTD, el contexto es la herramienta, la situación o la persona que necesitas para llevar a cabo una próxima acción, de principio a fin.

Existen situaciones en las que se solapan los contextos lugares o herramientas con personas. Para facilitar el proceso de organización es útil combinarlos como por ejemplo, si tengo que hablar con mi jefe y para ello tengo que estar en la oficina utilizo el contexto “oficina + nombre de mi jefe”.

A modo de referencia porque no existe receta única, los contextos que utilizo para organizar todas mis próximas acciones son:

  • Lugares: oficina, casa, de compras, Ikea, planta de producción y laboratorio.
  • Personas: María que es mi pareja, Juanmi que es mi jefe y Andrés que es el compañero de trabajo con el que más colaboro.
  • Herramientas: ordenador, tableta y teléfono.

Para identificar tus contextos, reflexiona sobre tu actividad cotidiana, en qué situaciones sueles encontrarte habitualmente y qué herramientas utilizas con más frecuencia. Empieza a utilizarlos y prueba, observarás qué te está funcionando y qué no. La idea es ir realizando ajustes en tu sistema para adaptar tus contextos a tus necesidades.

¿Cuántas próximas acciones tienes en tus contextos?

Piensa en una lista que tienes que consultar con frecuencia. ¿Cuántas tareas tendría que tener como máximo para que no te diera pereza consultarla?

Lo habitual es que nos sintamos cómodos con listas de 10 – 12 próximas acciones por lo que si tus contextos tienen muchas más, en este post José Miguel Bolívar propone una solución: utilizar los pseudo-contexto tiempo y energía como complemento al contexto principal.

Si acabas de comer, estás en un momento de poca energía y vas a trabajar en el contexto ordenador, quizá no sea buena idea ponerte con un trabajo que te requiera mucha concentración, no lo vas a realizar de manera eficiente y vas a ser más productivo realizando trabajos que te requieran poca energía.

Por otro lado, si tienes un hueco de 10 minutos, pude ser una buena idea consultar el contexto en el que estés y el sub-contexto poco tiempo, seguro que hay alguna próxima acción que te puedes quitar en ese tiempo.

La idea es que para aquellos contextos más cargados, en mi caso ordenador y oficina, utilices los pseudo-contextos tiempo (poco o mucho) y energía (poca o mucha).

Criterio de eficiencia cuando varios contextos cubren la necesidad

Seguro que cuando estés organizando tus próximas acciones, varios contextos podrían cubrir la necesidad para realizar una determinada próxima acción. Me explico, si tienes que redactar el informe mensual, necesitarás un ordenador pero quizá necesites también acceder a los servidores para consultar varios datos. Lo puedes hacer desde casa pero el protocolo de acceso es lento, se queda colgado con frecuencia y te lleva mucho más tiempo que hacerlo en la oficina.

En estos casos, en los que surgen dudas si asignar un contexto u otro, entra en juego el criterio eficiencia.

“Vale, puedes redactar el informe con un ordenador pero además necesitas acceder a varios servidores para consultar datos, lo puedes hacer con el ordenador en un lugar con conexión a internet o en la oficina pero: ¿en qué lugar vas a ser más eficiente?”


Si usas GTD ya sabes de lo que te hablo y si estás pensando empezar a usar el método, te animo a desgranar tu lista única de tareas en listas menos extensas, más usables y organizadas por contextos. Verás que no te da pereza consultarlas para decidir qué hacer y sin duda, pasar del trabajo según surge a trabajo por contextos supondrá un punto de inflexión en tus niveles de productividad.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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4 Respuesta

  • Antonio José Masiá en 10 Enero, 2015, 10:29:27

    Enhorabuena Jesús por el post, muy clarificador. Tal y como comentas el uso correcto de los @contextos es crucial para mantener la usabilidad del sistema, sobre todo cuando incorporas los pseudo-contextos de tiempo y energía. Un fuerte abrazo!

    Responder aAntonio
    • Jesús Serrano Ducar en 10 Enero, 2015, 22:08:33

      Buenas Antonio y mil gracias por tu comentario.
      En mi caso, los contextos fueron determinantes y el cambio que sentí al utilizarlos en combinación con los pseudo contextos fue relevante.
      Fuerte abrazo maestro 🙂

      Responder aJesús

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