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Caso práctico de GTD: mis bandejas de entrada


Hace unos días leí un post en Redes Productivas donde Paz Garde, mi amiga y colega artesana definía con claridad y rigor qué son las bandejas de entrada en GTD. El artículo me hizo reflexionar y a la vez me sirvió de inspiración para escribir a través de un ejemplo cuáles son las puertas de entrada de cosas a mi sistema GTD.

Paz describe las bandejas de entrada como “los lugares físicos o digitales donde hay “cosas”, personales o profesionales, más o menos relevantes,  poco o muy  importantes, grandes o pequeñas, sobre las que aún no has tomado una decisión”. Además, especifica que tú puedes acumular cosas o éstas se pueden acumular automáticamente.

En mi caso, las bandejas en las que acumulo cosas las he identificado según el lugar en el que me encuentro. En casa, en el trabajo y el resto son las 3 situaciones que comprometen el uso de una bandeja u otra.

En casa tengo una bandeja física encima de la mesa del escritorio. En la misma deposito todas las ideas que captura en papel, las cartas del buzón, los tickets de la compra, un cupón de descuento del súper

En el trabajo, identifico a su vez dos entornos que condicionan mi captura y que son puertas de entrada a mi sistema:

En la oficina tengo  una bandeja de entrada física para acumular notas sin aclarar ni organizar, informes que recibo en papel, cartas y sobres sin leer y cualquier cosa para la que todavía no he tomado ninguna decisión sobre qué voy a hacer.

 Fuera de la oficina, bien en reuniones, en el laboratorio o en planta. En estos entornos uso un cuaderno de notas donde capturo y uso como bandeja de entrada.

Si no estoy ni en casa ni en el trabajo uso mi teléfono móvil, en donde tengo instalada la aplicación Wunderlist que utilizo como soporte y bandeja de entrada para capturar todas las ideas y recordatorios que me vienen a la cabeza cuando estoy en la cola de la carnicería, en el súper, en la piscina…

La otra tipología de bandejas de entrada son aquellas en las que se acumulan automáticamente cosas, en las que tu no pones nada pero se van llenando y si no tienes el hábito de vaciarlas a cero con frecuencia ya sabes lo que suele pasar…aparece el Sr. Estrés. En mi caso, las puertas de entrada que tengo abiertas y por las que entran cosas sin llamar son el correo electrónico, la lista de llamadas perdidas, y las inbox de las redes sociales como Facebook, Twitter o Linkedin.

 

Ahora, te propongo que hagas el ejercicio de identificar las puertas de entrada a tu sistema y consideres si son tantas como necesitas pero no más porque de lo contrario, si tienes bandejas de entrada en exceso, corres el riesgo de no vaciarlas y perder el control. Además, ten en cuenta que es algo muy personal y depende tanto de tu forma de ser, si eres más o menos tecnófilo, de tus hábitos y de los lugares por los que te mueves.

¡¡ Muchas gracias por pasarte por el blog y feliz viernes !!

Phto by heatherlconrad.com

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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