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¿Cómo mejorar la efectividad de tus reuniones?


¿Tienes la sensación de que pasas muchas horas reunid@ y no aprovechas el tiempo?

¿Te han convocado a una reunión y no tienes claro cuál es tu papel en la misma?

¿Piensas que no haces un adecuado seguimiento de los temas tratados en tus reuniones?

Si alguna de estas preguntas has respondido sí, siéntete tranquil@ porque es algo muy común que nos pasa a todos en el mundo de la empresa.

En este post voy a compartir contigo varias reflexiones sobre cómo mejorar la productividad de las reuniones en las que participas, bien porque seas el convocante o bien porque participes en ellas como invitado.

Durante la convocatoria de la reunión:

1.- Define el propósito. Si eres la persona que convoca la reunión, comparte el objetivo de la misma con las personas invitadas y si eres participante y no ves claro el por qué de la misma, pregúntale al convocante.

2.- Define el trabajo que hay que llevar preparado, los temas que se van a tratar y si es una reunión de seguimiento o periódica, comparte con todos los participantes los compromisos adquiridos en la reunión anterior.

3.- Convoca a todas las personas que consideres necesarias pero no a más de ellas. Es típico reuniones “multitudinarias”, nada operativas y difíciles de gestionar en cuanto a decisiones, compromisos, resultados…

Durante la reunión:

4.- Se puntual a la hora de empezar; no hagas esperar a los que lo son. La impuntualidad se contagia y si en una empresa es típico empezar las reuniones con quince o veinte minutos de retraso, hasta los más puntuales se cansarán de esperar y llegarán tarde.

5.- Al empezar la reunión, comparte con todos los participantes el propósito de la misa, el “por qué” y cuáles son los objetivos que se persiguen.

6.- Propón ideas basadas en hechos relevantes, experiencias vividas o literatura de referencia. Es típico que ante una propuesta todos opinemos y “soltemos por la boca” las primeras ocurrencias que nos surjan. Si eres el coordinador de la reunión, pide a los participantes que sean rigurosos con este tema.

7.- Si sientes que las intervenciones se dispersan del propósito de la reunión, pide que compartan la relación de lo que proponen con el objetivo y trata de mantener el enfoque orientado.

8.- Invierte 5 minutos para compartir las conclusiones de la reunión, si se han alcanzado los objetivos de la misma y qué compromisos se lleva cada uno de los participantes.

9.- Se puntual con la hora de terminar,  no olvides que el resto de participantes pueden tener compromisos que atender. Y si sientes que necesitas más tiempo para cumplir con el objetivo de la reunión, pregunta a los asistentes si tienen algún inconveniente en seguir unos minutos más o prefieren volver a reunirse en otro momento.

Después de la reunión

Utiliza GTD para recopilar, procesar y organizar las cosas que has capturado durante la reunión. Os aseguro que funciona. 🙂

10.- Recopila todas las notas, ideas y decisiones alcanzadas y guárdalas en tu bandeja de entrada. Para profundizar en este proceso de GTD, os propongo algunas claves que comparte Antonio José Masiá en su blog, Cambiando Creencias.

11.- Aclara qué significado tienen para ti, si están relacionadas con tus responsabilidades, tus compromisos o tus objetivos. Si son ideas o posibilidades que tendrías o te gustaría retomar en el futuro. Si es información que te puede resultar útil en el futuro. Si son irrelevantes y no eres capaz de visualizar un escenario en el que te sea útil y es material para la papelera o si son compromisos de otras personas y te gustaría hacer seguimiento…Comparto una de las últimas entradas publicadas en Optima Infinito por José Miguel Bolívar en donde plantea a través de un caso práctico cómo aclarar o procesar en GTD.

12.- Organiza tus compromisos, la información que te puede ser útil y las posibilidades o ideas que te gustaría o necesitarás retomar en el futuro. Deposítalos en los cajones adecuados según su significado y circunstancias necesarias para completarlas. Cuando llegues a la etapa de hacer pasarás a la acción.

Muchas gracias por pasaros por el blog y estaría encantado de recibir vuestros comentarios o ideas.

 

Photo by www.yopsicologo.com

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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