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GTD: Test de fiabilidad de mi sistema de captura


‘Usa tu mente para crear y no para almacenar’ Antonio José Masiá, autor del blog Cambiando Creencias.

En el post de esta semana voy a compartir contigo cómo verifico la fiabilidad de mi sistema de captura a través de la descripción de un día normal de mi vida, registrando las cosas que me viene a la mente en los diferentes contextos por los que me muevo.

GTD - DISEÑANDO MI MODELO DE CAPTURA

Como ya comenté en el post GTD: 4 claves para capturar con eficacia, el objetivo de este proceso es registrar todas las ideas que se te ocurran.

Capturando cosas durante un día normal

Todo apuntaba a que iba a ser un viernes normal, la reunión diaria de coordinación, un trabajo en planta de aguas, la revisión semanal… y había decidido poner a prueba mis herramientas de captura: bolígrafo y libreta, el documento de planificación y captura Emergent Task Planner (ETP) y mi teléfono móvil.

Pero cuando entraba por la puerta de la central térmica recibí la primera llamada desde sala de control: problemas en la planta de producción de agua desmineralizada que implican indisponibilidad de la misma. Esta interrupción la tengo clasificada como admitida por lo que salí corriendo sin realizar la rutina diaria de revisar la planificación. Tras reunirnos, realizar un diagnóstico inicial y definir el plan de pruebas, me llamaron de centralita con una sorpresa: inspección de confederación hidrográfica. Antes de ir hacia portería, anoté el plan de pruebas a modo de recordatorio en el ETP.

De camino a la oficina tras la inspección, pasé por el almacén de residuos e identifiqué un bidón sin etiquetar. De nuevo, lo registré en ETP.

Eran las 12 de la mañana y ya estaba en la oficina, procesé las anotaciones realizadas en el documento ETP, haciéndolas si me costaba menos de dos minutos o registrándolas en la libreta, una idea por hoja, y guardándolas en la bandeja de entrada. Además, aproveché para revisar la planificación diaria y procesar el correo electrónico.

 A las 13 horas, entré en la primera reunión y me vino a la mente que era el cumpleaños de mi amigo Jorge, anoté en ETP «llamar a Jorge para felicitarle».

Una vez terminada la reunión, durante la comida y hablando con un compañero, me informó que existía un pediatra muy bueno en Pamplona y que además estaba cubierto por el seguro médico de la empresa. Como durante la comida no tenía el documento ETP y había olvidado la libreta, lo registré con mi teléfono móvil en la bandeja de entrada  de la aplicación Wunderlist.

 El resto de la tarde la pasé en la oficina concentrado en la planificación natural del proyecto “Control eficaz de la calidad del vapor durante los arranques midiendo DCC (conductividad catiónica desgasificada)”, procesando la bandeja de entrada del correo electrónico, descargando las anotaciones realizadas en ETP a hojas de la libreta y procesando la la bandeja de entrada física.

Ya de vuelta a casa, en el coche, me vino a la mente una idea relacionada con el proyecto que estuve planificando. No la pude capturar y tuve que hacer uso de la memoria hasta que aparqué el coche en el garaje, donde la registré en Wunderlist.

 A las 6:30 llegué a casa justo para salir de paseo con mi nena Valeria y mi mujer. En el parque, estuvimos hablando de las vacaciones de este verano y surgieron varias cosas interesantes que necesitaba capturar: revisar los vuelos Zaragoza – Ibiza, planificar el proyecto Vacaciones geniales en Ibiza con la metodología de planificación natural de GTD, llamar al apartamento del año pasado para verificar disponibilidad, valorar la opción de ir en ferry en lugar de en avión… En este contexto suelo utilizar bolígrafo y papel o teléfono móvil. La primera herramienta la había olvidado en casa por lo que sólo me quedaba mi teléfono móvil que casualmente no fuí capaz de encender. Empezaron a sonar las alarmas, «buenas ideas que capturar y seguro que alguna se me olvida…..» Esta vez tuve suerte y utilizé el teléfono de María, uff, que alivio.

 Eran las 8 de la tarde y mientras estábamos bañando a Valeria, me acordé que el seguro del coche está a punto de vencer y me gustaría valorar otras ofertas. Lo anoté en mi libreta y terminamos el baño, el biberón y acostamos a Valeria.

Llegó la hora de preparar la comida para el día siguiente,  la cena y como no, gastamos el último huevo, lo anoté en la aplicación Wunderlist, en la lista De compras. A las 22:30 terminábamos de cocinar, de cenar y por fin, unos minutos de relax y a dormir.

Resultados del test

Tras analizar todos los contextos en los que estuve ese viernes identifique: en casa, en la oficina, en planta, en el coche y por la calle. Para cada uno de ellos, utilicé bolígrafo y libreta, el formulario ETP o el teléfono móvil y solamente sentí falta de recursos para capturar ideas en el coche y en el parque porque había olvidado mi herramienta prioritaria, bolígrafo y papel y mi teléfono se quedó sin batería.

¿Te animas a compartir conmigo los contextos en los que te mueves, las herramientas de captura que utilizas y qué aplicaciones te resultan interesantes?

Y si has hecho la prueba de fiabilidad que propongo: ¿Te han sonado en algún momentodel las alarmas? ¿Sientes que has capturado todas las ideas te han surgido?

Mi plan de acción es bolígrafo de hoteles AC, pequeño, y libreta SIEMPRE conmigo y probar el servicio de telefonía Memmory utilizado por José Miguel Bolívar, y comentado en una de las entradas de su blog Optima Infinito.

Muchas gracias por leerme y hasta la semana que viene.

Un abrazo.

Jesús

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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