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GTD: 4 claves para capturar con eficacia


¿Estás empezando a trabajar según la metodología GTD y te enfrentas al proceso de captura?

¿Sientes temor de que se te olviden las cosas y las andas anotando sin hacerlo de acuerdo a una sistemática?

¿Eres de los que les gusta llenar el escritorio de post-it pero luego ves que necesitas más orden?

¿Te gustaría adquirir un hábito para tener controlados en un lugar fiable todos estos “inputs” que rondan por tu cabeza y que te distraen en el momento menos oportuno?

Te invito a que leas el post de esta semana. Voy a compartir contigo qué es capturar cosas según GTD y qué claves me están ayudando a sentir canalizados todos estos inputs.

Capturar en GTD es el proceso inicial para obtener control sobre el flujo de trabajo y consiste en registrar a modo de “input” todas aquellas cosas que rondan por tu cabeza. Me gusta la definición dada por Antonio José Masiá en su blog Cambiando Creencias en donde dice que  capturar es “vaciar totalmente nuestra cabeza de pensamientos para dar paso a la imaginación y a la creatividad”.

Cosas en GTD son todas aquellas ideas o pensamientos que están en tu mente y para las que todavía no has aclarado qué son ni has tomado la decisión de si son accionables o no. Simplemente provocan tu atención y te distraen de la tarea que estabas llevando a cabo. Por eso lo de vaciar tu mente de estas distracciones capturándolas y considerándolas un “input” más de tu flujo. Posteriormente las procesarás aclarándolas y organizándolas.

Una vez definido qué es capturar cosas en GTD, voy a compartir las 4 claves de las que te hablaba al principio del post.

  1. Utiliza tantas bandejas de entrada como necesites y tan pocas como puedas, la idea es que puedas capturar en cualquier lugar que te encuentres. José Miguel Bolívar, autor del blog Optina Infinito propone un ejercicio que considero interesante y que consiste en imaginarte un día normal de tu vida, pensar en todos los lugares a los que sueles ir y considerar que en cada uno de ellos te surge una idea que tienes que capturar. El objetivo es no dejar escapar nada. ¿Ya tienes claro cómo vas a registrar todas las cosas que te vayan surgiendo?
  2. Define tu estándar, es decir, las formas de capturar que más van contigo. Si estás iniciándote, lo más adecuado podría ser lápiz y papel aunque existen aplicaciones informáticas que pueden serte muy útiles. Jeroun Sangers, en su blog El Canasto, ha escrito varios post interesantes sobre el tema.
  3. Diferencia el proceso de capturar cosas con los de clarificarlas y organizarlas. Limítate a registrar las cosas que rondan por tu cabeza y confía en el resto del sistema. Ya llegará la hora de aclarar su significado, si derivan en alguna acción o no, si son el inicio de un proyecto…
  4. Si estás empezando con GTD, es buna idea realizar un vaciado inicial de tu mente. Para ello, puedes utilizar la Lista de desencadenantes incompletos detallados en el Apéndice I del libro Haz que funcione. Estarás dando el primer paso para sentir control sobre todas esas cosas que rondan por tu cabeza.

Te propongo un reto para los próximos 21 días. Este consiste en que definas cuál va a ser tu hábito de captura, tu estándar, tu sistemática. Una vez definido, ponlo en práctica y aguanta durante los 21 días siguientes. Cuando hayan pasado, el proceso se habrá convertido en algo que realizas de forma inconsciente y no supondrá esfuerzo alguno para ti. Por otro lado, sentirás mayor control sobre las cosas que rondaban por tu cabeza, desaparecerá ese miedo a olvidarte de algo y verás que todos los inputs que van entrando los vas canalizando con control. ¿Te animas?

Muchas gracias por leerme y me encantaría compartir contigo tus experiencias, tus comentarios, tu estándar y qué tal vas con el reto.

Un abrazo y hasta la semana que viene.

Jesús

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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5 Respuesta

  • what builds muscle en 28 julio, 2014, 16:33:54

    What a material of un-ambiguity and preserveness of precious knowledge about unpredicted emotions.

    Responder awhat
  • Meir Ezra the genius tour en 13 agosto, 2014, 04:16:00

    Hello there! This is my 1st comment here so I just wanted to give
    a quick shout out and tell you I genuinely enjoy reading through your posts.
    Can you recommend any other blogs/websites/forums that go over the same topics?
    Thanks!

    Responder aMeir
    • JSDucar en 13 agosto, 2014, 05:15:23

      Hello Meier,

      Thank you for your comment and feedback.

      If you are interested in GTD, you could read some of my friend’ s blog like:

      – controlyperspectiva.com written by David Sánchez.
      – optimainfinito.com written by José Miguel Bolívar.
      – cambiandocreencias.com written by Antonio José Masia.
      – elcanasto.com written by Jeroun Sangers.
      – personasyequiposproductivos.com written by Alberto Barbero.
      – coachingparajovenes.com written by Paz Garde
      – jerosanchez.com

      In all of these blogs you will find interested information and links to others.

      Thank you and have a nice day.

      Jesús Serrano

      Responder aJSDucar

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