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5 claves para mantener a raya tu correo electrónico


GTD y el correo electrónico

 ¿Cuántos mails tienes en tu bandeja de entrada sin procesar y sin decidir qué hacer con ellos?

¿Tienes algún mails sin responder y lo vas posponiendo día tras día?

¿Por qué el buzón del correo electrónico lo mantienes lleno y el de casa lo vacías cada día?

¿Has pensado que el procesado del correo en papel podría ser comparable al digital?

En el post de esta semana voy a compartir contigo 5 claves para mantener la bandeja de entrada de tu mail a raya. Si alguna de las claves no va contigo, en mi opinión, será menos productivo forzarte a hacerlo que intentar interiorizar el hábito con calzador.

1.   DEJA TODOS LOS DÍAS LA BANDEJA DE ENTRADA A O

Personalmente, no hay nada que me provocaba más estrés que tener cientos de correos sin procesar en mi bandeja de entrada del Lotus. Tengo que reconocer que llegué a convivir más o menos con el tema pero cuando descubrí GTD y empecé a trabajar según esta metodología, uno de mis objetivos de gestión del día es dejar la bandeja de entrada a 0.

2.   PONTE HORARIOS Y TIEMPO LÍMITE

Mejor que estar todo el día pendiente de si recibes o no mails, fíjate horarios para procesar tu bandeja de correo electrónico. Al principio, igual necesitas hacerlo 4 o 5 veces al día pero cuando veas que todo sigue adelante sin necesidad de estar pendiente todo el tiempo, quizá con 2 o 3 veces sea suficiente. Además, ponte límite y no te pases horas procesando. En función del número de correos que recibas, tendrás que ajustar este tiempo. En mi caso, suelo recibir de 30 a 50 correos diarios y con 15 o 20 minutos, 3 veces al día, consigo mantener controlado el correo.

Reitero procesar tu correo electrónico porque si te limitas a leer un correo y dejarlo sin más, sin realizar ninguna acción, implica que lo tendrás que volver a leer otra vez y si con suerte la segunda te animas y decides qué hacer, te puedes dar por satisfecho. Ahora mismo tengo dos correos en mi bandeja de entrada desde hace varios días, los he leído como 3 o 4 veces: ¿Hay algo más improductivo que esto?

3.   JUEGA AL PRIMER TOQUE

Esta clave la capturé de Óptima Infinito, el blog de José Miguel Bolívar y me pareció genial y muy productiva.

No te permitas leer un correo y no decidir si tienes que hacer algo o no.

Si no tienes que hacer nada, el correo podrá ser basura, material de referencia para algún proyecto activado o material para incubar, es decir, que te servirá para posibles acciones futuras que actualmente no tienes pensado llevar a cabo. En este caso, es interesante registrar la acción en tu lista Algún día.

Si tienes que hacer algo y te cuesta menos de dos minutos, hazlo. Aquí aplico una de las reglas de oro de GTD, “la regla de los dos minutos”.

Si te va a llevar más tiempo o tienes que realizar más de una acción, bien formará parte del proceso de planificación de un proyecto nuevo o de uno ya existente, la podrás delegar, la trasladarás a una nota en el calendario o registrar en tu lista de Próximas acciones comprometidas.

GTD FLUJO DE TRABAJO

Interiorizar este esquema es una de las tareas más productivas que he podido hacer desde que empecé a trabajar con GTD. Te animo a que lo estudies y valores, a que te hagas una copia y lo tengas a mano durante los primeros días que lo utilices porque es un proceso que funciona, ¡pruébalo!

4.   REDUCE EL NÚMERO DE CARPETAS Y SUBCARPETAS DONDE ARCHIVAS LOS CORREOS

A mi me funciona tener una carpeta para Soporte (referencia para próximas acciones), otra de Referencia (para correos ya procesados) y otra para Administración (guardo los correos que requieren una misma acción, en esta caso dar conformidad a facturas a través de SAP o autorizar pagos por servicios realizados. De esta forma, los proceso todos a la vez en lugar de hacerlo según van llegando.

Quizá creáis que esto es inviable, que luego no vais a encontrar los correos. Os animo a que editéis los asuntos de los correos para que cuando utilices las opciones de búsqueda del programa de gestión del mail los encontréis fácilmente, incluso más rápido que buceando entra carpetas y subcarpetas.

5.   CUANTOS MENOS CORREOS ENVÍES, MENOS RECIBIRÁS

Con esto del correo hemos perdido un poco el norte y en lugar de utilizarlo como una herramienta de comunicación, lo estamos utilizando para casi todo. Te invito a que en lugar de comunicar todo a través del correo electrónico filtres qué asuntos los puedes gestionar hablando con  el compañero que está sentado en frente tuya o en la oficina de al lado, o llamando por teléfono a tu cliente para resolver unas quejas en lugar de redactar un correo electrónico tedioso al cual tu pones tu entonación y tu cliente la suya.

Esta es otra de mis reglas de oro para gestionar el correo electrónico: cuantos menos correos envíe menos recibiré.

¿Te animas a poner en práctica algunas de estas claves?

El primer vaciado te costará, tendrás que invertir tiempo y energía pero estoy seguro que si lo haces, sentirás que ha merecido la pena.

¿Te imaginas dejar tu bandeja de entrada a 0 y empezar a interiorizar algunos de estos hábitos productivos para que esto sea tu día a día, tener la bandeja de entrada de tu correo a 0?

 

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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2 Respuesta

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