http://enfoquecarnot.com/wp-content/uploads/2014/02/nieve-960x600_c.jpg

Conceptos básicos sobre mi sistema GTD


¿Estás empezando con GTD y ves el tema muy cuesta arriba?

¿Tienes dudas si merecerá la pena el tiempo que tienes que invertir para desarrollar tu sistema?

¿Sientes que GTD puede ser una buena herramienta pero no sabes por dónde empezar?

Si os habéis hecho estás preguntas al tener la primera relación con GTD, no os preocupéis, creo que es una situación común en todos los que un día tuvimos la suerte de conocer la metodología. Recuerdo aquella temporada con cierta angustia, no sabía por dónde empezar, veía la cuesta muy hacia arriba, me preguntaba si el tiempo que tenía que invertir iba a merecer la pena, en fin, un mar de dudas que gracias a la constancia y a la ayuda de bloggers expertos estoy consiguiendo aclarar.

En el post de esta semana voy a compartir contigo la estructura de mi sistema GTD. Es el resultado de la experiencia, de interesantísimas aportaciones de expertos como José Miguel Bolívar, Antonio José Masía y otros muchos que gracias a sus artículos en sus blogs materializan en procedimientos prácticos muchas de las buenas prácticas y teorías que David Allen comparte en sus libros.

MONTAÑA CUESTA ARRIBA Y CUESTA ABAJO

Como continuación a los posts que he publicado sobre GTD, “Coaching y GTD, volando por las alturas”  y ¿Qué es GTD?, hoy te voy describir la estructura de mi sistema y qué hábitos he decidido interiorizar, hacerlos míos.

Para sistematizar las actividades con las que controlo mi flujo de trabajo he desarrollado procedimientos de control (PC), que describen actividades clave en GTD e instrucciones de trabajo (IT), en las que detallo con cierto grado de precisión la utilidad que hago de algunas herramientas de trabajo como el correo electrónico, los archivos de documentación, la planificación natural de proyectos o la forma de organizar y planificar mi día de trabajo.

Los procedimientos de control que integran mi sistema son:

PC1 – “Recopilando ideas”, en donde vacío mi mente y anoto todas las cosas que me pasan por la cabeza depositándolas provisionalmente en las bandejas de entrada.

PC2 – “Aclarando ideas”, como paso previo a la organización. Es cuando decido si las ideas recopiladas las integro en mi flujo de trabajo como acciones, las considero material de referencia, de apoyo a proyectos, de gestión o van a la papelera como basura.

PC3 – “Organizando mi flujo de trabajo” para transformar ideas en acciones concretas integradas en proyectos específicos, asignando un contexto (lugar o recurso), definiendo responsables si es que la acción la he delegado, el nivel de energía y tiempo necesario, la fecha de creación y si procede, la fecha objetivo…

PC4 – “Es hora de revisar” para verificar la solidez de mi sistema, para ponerlo a punto y si procede, aplicar los cambios que veo necesarios.

Y las instrucciones de trabajo que he desarrollado son:

IT 1 – Archivado de documentación. A través de un esquema, defino la estructura y el contenido de mi archivo digital y en papel, de forma que cuando recibo un anexo en un email o un informe en papel, tengo claro en donde guardarlo.

IT 2 – Toma de decisión de mi próxima acción. Los primeros quince minutos del día los dedico a planificarlo, consulto la agenda y en los huecos que quedan tras registrar reuniones y citas, anoto próximas acciones activadas. Es en este momento en el que aplico esta instrucción, para decidir qué hacer en base a los criterios que he definido en este documento que básicamente son “fecha límite” y “acercamiento a objetivos”.

IT 3 – Procesando el correo electrónico. Es la segunda acción que hago en el día tras la planificación diaria. Me gusta hablar de procesar y no de leer porque mi objetivo durante estos 30 minutos es dejar la bandeja de entrada a 0 correos. Para ello, juego al primer toque, como diría mi amigo José Miguel Bolívar, obligándome a realizar algo con cada correo que abro. Bien recopilo la idea, lo respondo, descargo la documentación anexa porque es material de apoyo a proyectos, de referencia o de gestión o va a la papelera con la basura. La regla de los dos minutos es clave durante esta operación.

IT 4 – Planificación natural de proyectos. Cuando tengo delante un nuevo proyecto cuya consecución depende de muchas acciones y hay varias personas implicadas, suelo utilizar esta instrucción. Es un híbrido entre la teoría que describe David Allen y varias entradas que he leído en los blogs de Antonio José Masia, Cambiando Creencias , y de José Miguel Bolívar, Optima infinito.

A día de hoy, todavía estoy pensando cómo completar mi sistema; siempre hay mejoras y lo que pretendo es que todos los documentos estén vivos y se adapten a mi forma de ser y trabajar. A lo largo de las próximos semanas voy a compartir contigo cómo me organizo, cómo trabajo y el contenido de los procedimientos e instrucciones que me están ayudando a interiorizar los nuevos hábitos descritos por David Allen.

Muchas gracias por leerme, por compartir la entrada con vuestros amigos y ya si me dejáis un comentario sería la leche.

Un abrazo y hasta la semana que viene.

Jesús

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. CERRAR